بررسی چندین Workbook با محتوای زیاد گاهی ممکن است دشوار و حتی گیج کننده باشد. خوشبختانه اکسل ابزاری ارائه می‌دهد که به واسطه آن‌ها می‌توانید داده‌ها را گروه‌بندی کرده و به راحتی بخش‌های مختلف کار خود را نشان دهید و مخفی کنید. شما همچنین می‌توانید گروه‌های مختلف را با استفاده از فرمان Subtotal خلاصه کنید و یک طرح کلی برای صفحه کارتان ایجاد کنید.
برای گروه‌بندی ردیف‌ها یا ستون‌ها
- ردیف‌ها یا ستون‌هایی که می‌خواهید گروه‌بندی کنید را انتخاب کنید. در این مثال، ما ستون‌های B، C و D را انتخاب می‌کنیم.
- برگه Data در نوار بالا را انتخاب کرده و سپس بر روی فرمان Group کلیک کنید.
- حالا ردیف‌ها یا ستون‌های انتخاب شده گروه‌بندی خواهند شد. در مثال ما، ستون B، C و D نیز گروه‌بندی می‌شوند.
- آموزش اکسل ۲۰۱۶ ، جدول‌بندی سلول‌ها
- نکته: برای تجزیه گروه‌بندی داده‌ها، ردیف‌ها یا ستون‌های گروه‌بندی شده را انتخاب کنید، سپس بر روی دستور Ungroup کلیک کنید.
برای پنهان‌سازی و نمایش گروه‌بندی‌ها
- برای مخفی کردن یک گروه بر روی علامت منها که به عنوان دکمه پنهان‌سازی جزییات شناخته می‌شود کلیک کنید.
- حالا این گروه پنهان خواهد شد. برای نشان مجددا یک گروه پنهان شده، بر روی علامت پلاس را کلیک کنید، که به عنوان دکمه نمایش جزییات شناخته می‌شود.
ایجاد خلاصه‌بندی
فرمان Subtotal به شما این امکان را می‌دهد که به طور خودکار گروه ایجاد کرده و از توابع رایج مانند SUM، COUNT و AVERAGE استفاده کنید تا خلاصه‌ای از داده‌های خود را به دست بیاورید. برای مثال فرمان Subtotal می‌تواند هزینه انواع لوازم اداری را در یک سفارش بزرگ محاسبه کند. این فرمان سلسله مراتبی از گروه‌ها را ایجاد می‌کند که به طرح کلی برای سازمان‌دهی بهتر صفحه کارتان شناخته می‌شود.
- آموزش اکسل ۲۰۱۶، نحوه مرتب‌سازی داده‌ها – بخش اول
- نکته: داده‌های شما باید قبل از استفاده از فرمان Subtotal به درستی مرتب شده باشند.
برای ایجاد خلاصه‌بندی
در این مثال ما از فرمان Subtotal برای فرم سفارش تی‌شرت استفاده می‌کنیم تا تعیین کنیم که کدام تی شرت در هر اندازه (Small، Medium، Large وX-Large ) سفارش داده شده است. این فرمان یک طرح کلی برای صفحه کارتان با گروهی برای هر اندازه تی‌شرت ایجاد کرده و بعد تعداد کل پیراهن‌های داخل هر گروه را شمارش می‌کند.
- داده‌های صفحه کار خود را که می‌خواهید خلاصه‌بندی کنید، مرتب کنید. در این مثال، ما برای هر اندازه تی‌شرت، یک زیرمجموعه ایجاد می‌کنیم، بنابراین صفحه ما با اندازه تی‌شرت از کوچک‌ترین تا بزرگ‌ترین مرتب شده است.
- برگه Data را انتخاب کرده و بعد روی فرمان Subtotal کلیک کنید.
- پنجره سابتوتال باز خواهد شد. بر روی فلش کوچک منوی کشویی فیلد At each change in: کلیک کنید تا ستونی که می‌خواهید سابتوتال کنید را انتخاب کنید. در این مثال ما اندازه تی‌شرت را انتخاب می‌کنیم.
- بر روی فلش منوی کشویی فیلد Use function: کلیک کرده و بعد تابعی که می‌خواهید بر اساس آن محاسبه انجام شود را انتخاب کنید. در این مثال ما COUNT را انتخاب می‌کنیم تا تعداد هر سایز تی‌شرت رابه دست بیاوریم.
- در فیلد Add subtotal to: ستونی که می‌خواهید محاسبه سابتوتال در آن ظاهر شود را انتخاب کنید. در مثال اینجا، ما سایز تی‌شرت را انتخاب کردیم. وقتی از تغییرات ایجاد شده راضی بودید بر روی OK کلیک کنید.
- حالا صفحه شما خلاصه‌بندی شده و سانتوتال به عنوان زیر گروه به ستون‌ها اضافه می‌شود. در این مثال، داده‌ها با اندازه تی‌شرت گروه‌بندی می‌شوند و تعداد پیراهن‌های سفارش شده اندازه‌ها در زیر هر گروه نشان داده می‌شود.
برای مشاهده گروه‌ها بر اساس سطح
هنگامی که زیرمجموعه ایجاد می‌کنید، در واقع صفحه کار خود را به سطوح مختلف تقسیم کرده‌اید. شما می‌توانید با کلیک ساده بر روی دکمه سطوح مختلف بین آن‌ها سوییچ کنید محتوای هر کدام را سریع بررسی کنید. در مثال ما، ما می‌توانیم بین هر سه زیرمجموعه سوییچ کنیم. در حالی که ما تنها سه زیر مجموعه داریم اکسل تا هشت زیرمجموعه را پشتیبانی می‌کند.
- آموزش اکسل ۲۰۱۶، نکات پایه برای کار با داده‌ها
- روی پایین‌ترین سطح برای نمایش کم‌ترین جزئیات کلیک کنید. در ایم مثال ما level 1 را انتخاب می‌کنیم که تنها شامل تعداد کل تی‌شرت‌های سفارشی می‌باشد.
- برای جزئیات بیشتر به سطح بعدی بروید. در این مثال ما به level 2 که شامل زیرمجموعه هر ردیف می‌شود اما داده‌های دیگر را از صفحه کار پنهان می‌کند.
- برای مشاهده و گسترش تمام داده‌های صفحه خود روی بالاترین سطح کلیک کنید. ما در اینجا level 3 را انتخاب می‌کنیم.
- نکته: شما می‌توانید برای نشان دادن و پنهان کردن گروه‌ها در خلاصه‌بندی بر روی دکمه منفی و مثبت کلیک کنید.
برای حذف خلاصه‌بندی
گاهی اوقات هم ممکن است دلتان نخواهد تمامی خلاصه‌بندی‌ها در صفحه کارتان را نگه دارید، مخصوصا اگر بخواهید شیوه‌های مختلفی را برای داده‌ها مورد استفاده قرار دهید. بنابراین اگر خلاصه‌بندی موجود را نمی‌خواهید باید آن را حذف کنید.
- به برگه Data بروید و بر روی فرمان Subtotal کلیک کنید.
- پنجره خلاصه‌بندی ظاهر خواهد شد. بر روی Remove All کلیک کنید.
- تمامی داده‌های صفحه کار ungroup خواهند شد و تمامی خلاصه‌بندی‌ها حذف می‌شوند.
نکته: برای حذف همه گروه‌ها بدون حذف زیرمجموعه‌ها، روی پیکان منوی کشویی دستور Ungroup کلیک کرده، سپس Clear Basic را انتخاب کنید.
