اگر حوزه فعالیتی شما به گونه ای باشد که نیازی به حضور در دفتر یا شرکت نداشته باشید، حتماً تاکنون دورکاری را تجربه کرده اید! اما برخی از افراد کارشان به نحوی است که حتماً باید حضور فیزیکی داشته باشند! آژانس های مسافرتی که فعالیت آن ها به صورت فیزیکی است، باید حتماً در دفتر حضور داشته باشند؛ زیرا مشتریان به صورت حضوری یا تلفنی کار خود را انجام می دهند. با این حال، کرونا باعث شد تا همه افراد برای چند روز در هفته دورکاری را تجربه کنند. یکی از مهم ترین مسائلی که می تواند موفقیت کسب و کارها را تضمین کند، ارتباط در دورکاری است. تا زمانی که نتوانید ارتباط مناسب و موثری داشته باشید، نمی توانید موفقیت کسب و کارتان را در این دوران تضمین کنید. در این مقاله می خواهیم به بررسی مشکلات ارتباط در دورکاری و راه کار مناسب برای آن بپردازیم! پس اگر شما هم در حال حاضر مجبور هستید کارهای خود و اعضای تیم را به صورت دورکار مدیریت کنید، در این مقاله همراه ما باشید.
اهمیت جلسات و ارتباط در دوران دورکاری
هنگامی که اعضای تیم به صورت حضوری در کنار هم هستند، همه کارها به خوبی انجام می شود! مهم ترین دلیل آن، این است که این دسته از افراد هنگام کار حضوری با یک دیگر در ارتباط هستند. اگر این ارتباط در دورکاری هم رعایت شود، مشکل خاصی برای انجام کارها وجود ندارد. مهم ترین دلیل این که افراد در دورکاری کمتر با هم در ارتباط هستند، احتمالاً عدم تجربه افراد در این زمینه است. البته این تنها دلیل نیست و دلایل دیگری هم وجود دارد! در این بخش می خواهیم به بررسی 15 مورد از مهم ترین دلایلی که باعث می شود تا ارتباط افراد در دورکاری موفق نباشد، می پردازیم:
-
تعداد زیادی جلسات در بازه زمانی کوتاه
گاهی اوقات مدیران وسواس زیادی به خرج می دهند و همین مسئله باعث می شود تا اعضای تیم نتوانند به درستی کار کنند! برگزاری جلسات متعدد در صورتی که هدف خاصی را دنبال نکند، تنها وقت اعضای تیم شما را می گیرد. البته اگر کارمندان شما عادت به جلسات آنلاین نداشته باشند، ممکن است باعث ایجاد استرس در آن ها و ایجاد تداخل در عملکرد آن ها شود. از طرف دیگر ایجاد جلسات متعدد، فقط نشان دهنده ضعف ارتباط میان کارمندان و مدیران شرکت است! بهتر است مسائلی که خیلی مهم نیستند یا نیاز به جلسه ندارند را از طریق ایمیل یا گروه‌های مختلف (تلگرام و واتس‌اپ) ارسال کنید.
-
عدم توجه به زبان بدن توسط افراد
گاهی اوقات مدیران شرکت‌ها جلسات را به صورت صوتی برگزار می کنند که اصلاً درست نیست! بدن انسان کمک زیادی در انتقال مفاهیم به افراد می کند و این مورد تنها در جلسات حضوری یا تصویری امکان پذیر است. بسیاری از مدیران بدون آن که به این مورد توجه داشته باشند، جلسات مختلفی را به صورت صوتی برگزار می کنند که مشکلات زیادی در انتقال مفاهیم خواهد داشت. در حال حاضر اپلیکیشن‌های مختلفی برای برقراری ارتباط تصویری و برگزاری جلسه آنلاین وجود دارد؛ بنابراین بهتر است جلسات صورتی را فراموش کنید! مسائل مهم را از طریق جلسات تصویری و مسائل دیگر را از طریق گروه تلگرام به افراد شرکت منتقل کنید.
-
عدم مشارکت و توجه اعضا در جلسات آنلاین
جلسات آنلاین نیازمند توجه و مشارکت همه افرادی است که در آن حضور دارند! گاهی اوقات جلساتی شکل می گیرد که تنها یک فرد در حال صحبت است و باقی افراد نه تنها مشارکتی ندارند، بلکه به صحبت های فردی که در حال صحبت است هم توجهی ندارند. اگر مدیر یا مسئول برگزاری جلسه در شرکت هستید، از افراد شرکت کننده بخواهید که در آن جلسه مشارکت کنند. مثلاً می توانید در مورد برخی موارد نظرسنجی ایجاد کنید تا افراد تیم در آن شرکت کنند.
-
عدم همکاری موثر توسط اعضا به دلایل مختلف
از مهم ترین دلایل ناموفق بودن ارتباط در دورکاری می تواند به عدم همکاری موثر توسط اعضا اشاره کرد. این مورد می تواند دلایل مختلفی داشته باشد اما هر دلیلی هم باشد، باید آن را بررسی کنید. هر یک از افراد شرکت در یک تیم خاصی قرار می گیرد و اگر اعضای هر بخش با هم ارتباط نداشته باشند، کارها به درستی پیش نخواهد رفت. از طرف دیگر، تیم های مختلف باید با هم در ارتباط باشند؛ بنابراین بهتر است برای هر تیم خود یک نماینده و مسئول مشخص کنید تا نماینده ها با هم در ارتباط باشند. گاهی اوقات ارتباط متعدد میان افراد مختلف شرکت می تواند باعث ناهماهنگی و عدم پیشرفت صحیح کارها شود.
-
عدم ارتباط افراد تیم در روز
افراد یک تیم باید در طی روز باهم در ارتباط باشند و کارهایی که قرار است انجام دهند را با هم چک کنند. بهتر است در هر تیم یک مسئول وجود داشته باشد تا بخشی از هر کار را به یکی از اعضای تیم بسپارد.
البته در تیم های کوچک معمولاً این مشکل وجود ندارد اما هر چقدر تیم بزرگ تر باشد، مشکلات عدم ارتباط افراد در طول روز هم افزایش پیدا می کند. دلیل این موضوع هم این است که افراد زیادی تجربه دور کاری ندارند و ایجاد هماهنگی و ارتباط میان یک دیگر کمی برای آن ها مشکل است.
-
پیچیده بودن ایمیل ها و پیام های ارسالی به اعضای تیم
یکی دیگر از مشکلاتی که باعث می شود تا در زمان دورکاری ارتباط ناموفقی داشته باشید، پیچیده بودن پیام های ارسالی از طریق ایمیل یا سایر راه های ارتباطی است. مدیر هر بخش برای ارتباط با کاربران باید پیام خود را به صورت کاملاً واضح ارسال کند! این مشکلات معمولاً در ایمیل دیده می شود؛ زیرا کاربران نمی توانند در آن واحد با یکدیگر گفتگو کنند. بنابراین اگر محتوای ایمیل شما ساده و واضح نیست، بهتر است پس از ارسال ایمیل و ارائه اطلاعات اولیه با کارمندان خود یک جلسه به صورت آنلاین یا حضوری داشته باشید تا مشکلی پیش نیاید.
-
مشخص نبودن موضوع جلسات از قبل
تا کنون برایتان پیش آمده است که وارد یک جلسه ای شوید اما ندانید موضوع آن چیست؟ اگر پیش آمده است، حتماً می دانید که حضور و گفتگو در این جلسات مشکلات زیادی به همراه دارد. از مهم ترین آن ها می توان به این مسئله اشاره کرد که فرد شرکت کننده هیچ اطلاعاتی برای ارائه در جلسه ندارد و این موضوع گفتگو در آن جلسه را سخت می کند؛ به خصوص اگر جلسه به صورت آنلاین باشد! بنابراین اگر در حال برگزاری یک جلسه هستید و می خواهید بهترین بازخورد را از آن بگیرید، بهتر است ابتدا موضوع جلسه را مشخص کنید و به کاربران کمی زمان بدهید تا در مورد آن فکر کنند. حتی ممکن است با زمان دادن، افراد شرکت گزارش هایی تهیه کنند که کاملاً به درد جلسه بخورد. بنابراین سعی کنید موضوع جلسه را چند روز پیش از برگزاری مشخص کنید تا کارمندان شما هم فرصت فکر کردن و جمع آوری اطلاعات را داشته باشند.
-
عدم اطلاع از ویژگی های شخصیتی اعضا
یکی از مهم ترین مسائلی که برای ارتباط موفق در دوران دورکاری وجود دارد، آشنایی با ویژگی های افراد مختلف است. اگر شما با شخصیت افراد آشنا نباشید، نمی توانید به خوبی ارتباط برقرار کنید. مثلاً ممکن است فرد موردنظر شخصیت ساده و جدی داشته باشد اما شما بخواهید با شوخی وارد ارتباط شوید! در این صورت اصلاً نمی توانید موفق باشید. شناخت ویژگی افراد حاضر در یک مجموعه، به خصوص برای مدیران شرکت، یک امر ضروری است و بدون آن نمی توانید ارتباط موثری داشته باشید. در دوران دورکاری ممکن است برخی افراد تازه وارد یک شرکت شده باشند و پیش از آن، هرگز به صورت فیزیکی آن ها را ندیده باشید. در این صورت ارتباط گرفتن کمی مشکل است اما با شناخت شخصی و ویژگی شخصی افراد تازه وارد می توانید یک ارتباط موثر و عالی داشته باشید.
-
عدم وجود قوانین و چهارچوب های مشخص
هر شرکتی قوانین و چهارچوب های خاص خود را دارد و همه باید از آن پیروی کنند! حتی مدیران شرکت هم ملزم به پیروی از این قوانین و چهارچوب ها هستند. شاید فکر کنید که در دوران آزادکاری پیروی از این چهارچوب ها اهمیتی ندارد اما واقعاً این طور نیست. اگر نتوانید قوانین و چهارچوب های شرکت یا مجموعه ای که در آن فعالیت می کنید را رعایت کنید، هرگز نمی توانید ارتباط موفقی در دوران دورکاری داشته باشید. یکی از مهم ترین مشکلاتی که می تواند باعث بروز مشکلات ارتباط در دورکاری شود، نبود قوانین و چهارچوب ها است. اگر مدیر شرکت هستید و چهارچوبی ندارید، بهتر است با هم فکری اعضای تیم چهارچوب های شرکت خود را مشخص کنید تا از دیدن نتایج آن شگفت زده شوید!
-
عدم تامین امنیت روحی برای کارمندان
در دوران دورکاری ممکن است کارمندان شما امنیت روحی نداشته باشند و همین مسئله یکی از مشکلات ارتباط در دورکاری است. در حال حاضر بسیاری از شرکت ها کارمندانی که در این دوران به آن نیاز ندارند را اخراج می کنند تا در هزینه های آن ها صرفه جویی شود. کارمندان دیگر هم ممکن است نگران این مسئله باشند که شاید آن ها را اخراج کنید! اگر واقعاً این قصد را دارید، خیال آن ها را راحت کنید و اجازه ندهید که نگران اخراج شدن خود باشند. اگر کارمندان شما امنیت روحی نداشته باشند، نمی توانند به خوبی کار کنند و همین مسئله باعث می شود تا بازدهی خوبی برای کسب و کارتان نداشته باشند. پس اگر می خواهید با مشکلات ارتباط در دورکاری مواجه نشوید، امنیت روحی کارمندان خود را تامین کنید! مثلاً می توانید هفته ای یک بار با رعایت پروتکل های بهداشتی دور هم جمع شوید و روحیه کارمندان خود را بهبود ببخشید.
-
عدم قدردانی و نبودن احترام بین اعضای تیم
قدردانی از کارمندان و وجود احترام بین آن ها یکی از مسائلی است که کمک زیادی به افزایش بازدهی می کند! اگر کارمندان شما در دوران فعالیت حضوری یا دورکاری احترام زیادی به هم نگذارند، نمی توانند ارتباط خوبی با هم داشته باشند. گاهی اوقات کارمندان شرکت شما فکر می کنند که شاید کارهایی که افراد انجام می دهند، وظیفه آن ها است. با وجود آن که وظیفه آن ها است، اما باید قدردان آن ها باشید! سعی کنید مانند مدیری نباشید که همه از او می ترسند، بلکه مانند یک مدیر حرفه ای و موفق عمل کنید که همه با توجه به احترام و قدردانی که می بینند، با رضایت کامل برای او کار می کنند. به عنوان یک مدیر موفق می توانید هر از گاهی پاداشی برای کارمندان خود در نظر بگیرید؛ این پاداش می تواند جنبه مادی نداشته باشد اما ارزش زیادی برای کارمندان دارد.
-
بازنگری نشدن کارها توسط مدیران مجموعه
هر کاری که در یک شرکت یا مجموعه انجام می شود، باید با نظارت کامل مدیر آن مجموعه باشد. اگر فعالیت هایی که انجام می شود توسط مدیران و ناظران شرکت مورد بازنگری قرار نگیرد، ممکن است کارها به درستی پیش نروند و مشکلاتی پیش بیاید. شما به عنوان مدیر یا ناظر مجموعه می توانید کارهایی که کارمندان انجام می دهند را بازنگری کنید و آن ها را در جلسات و ارتباطات خود مطرح کنید. اگر این کار را به درستی انجام دهید، همه افراد متوجه اشتباهات خود می شوند و همین مسئله باعث می شود تا ارتباط موفقی بین کارمندان و مدیر صورت بگیرد. البته کارمندان هم از شما انتظار دارند که این بازنگری را به دقت انجام دهید! بازنگری یکی از وظایف شما است و اگر به درستی انجام ندهید، وظیفه خود را انجام نداده اید. در مجموعه ای که مدیر آن حاضر به انجام درست وظایف خود نیست، نباید از کارمندان انتظار داشت که وظایف خود را به درستی انجام دهند.
-
عدم وجود ترتیب برای انجام کارها
انجام کارها در دوران حضوری راحت تر از دوران دورکاری است! دلیل آن هم این است که اکثر این افراد عادت به انجام کارهای حضوری در منزل ندارند و ممکن است خیلی موارد حواس آن ها را پرت کند. یکی از مواردی که تاثیر زیادی در انجام درست کارها دارد، اولویت بندی کارها و ایجاد ترتیب است. شما باید تا جایی که می توانید کارها را برای کارمندان خود اولویت بندی کنید تا کارهای مهم تر، زودتر از کارهای دیگر انجام شود. البته خود کارمندان هم باید کارهایی که به آن ها سپرده می شود را اولویت بندی کنند اما هنگامی که شما اولویت خاصی برای آن ها در نظر می گیرید، آن ها هم راحت تر متوجه می شوند که کدام کارها مهم است و باید زودتر انجام شود. اگر می خواهید در ارتباط در دورکاری موفق باشید، حتماً اولویت بندی را انجام دهید.
-
عدم رضایت مشتریان از عملکرد اعضای تیم
هنگامی که مشتریان از شما محصولی خریداری می کنند یا خدماتی برای آن ها انجام می دهید، دیگر نام شخص در میان نیست و پای یک شرکت در میان است! اگر کارهایی که از شما انتظار دارند، به درستی انجام نشود می گویند که شرکت شما خوب نیست. این مسئله می تواند روی تیم و عملکرد آن ها تاثیر زیادی داشته باشد! بهترین کار این است که به دنبال افرادی باشید که کار خود را به درستی انجام نمی دهند و عملکرد بد آن شخص را به یک تیم اختصاص ندهید! اگر فردی که کارهای خود را به درستی انجام نمی دهد پیدا شود، می توانید با رفع مشکل یا حتی جایگزین کردن فرد دیگری مشکل را رفع کنید. بنابراین اگر با عدم رضایت مشتریان روبرو شدید، حتماً به دنبال مشکل و فردی از تیم که باعث مشکل شده است، باشید و تیم خود را سرزنش نکنید. اگر مشکل رفع نشد، می توانید فرد موردنظر را جایگزین کنید تا کارها به درستی پیش برود.
-
استفاده از سیستم نامناسب برای ایجاد جلسات آنلاین
در ارتباط و جلساتی که به صورت آنلاین هستند، ممکن است مشکلاتی پیش بیاید. همه ما به خوبی می دانیم که وضعیت اینترنت در ایران گاهی اوقات با مشکل روبرو می شود و ممکن است افراد در همان زمان جلسات آنلاین با مشکل قطعی اینترنت روبرو شوند. همچنین ممکن است سیستم اشتباهی برای جلسات آنلاین انتخاب کرده باشید که در این صورت اعضای تیم شما با مشکل روبرو می شوند. بنابراین اگر می خواهید یک جلسه تاثیرگذار و حرفه ای داشته باشید، بهتر است از یک سیستم مناسب و حرفه ای استفاده کنید. با انتخاب یک سیستم حرفه ای می توانید یک جلسه تاثیرگذار و حرفه ای برگزار کنید. سرویس های ایرانی نظیر اسکای روم گزینه مناسبی برای برگزاری جلسات به صورت آنلاین هستند تا با هزینه مناسب، بتوانید زیرساخت عالی در اختیار داشته باشید.
اگر شرکت شما در دوران کرونا دورکار شده است و افراد به صورت دورکاری وظایف خود را انجام می دهند، باید سعی کنید تا ارتباط در دورکاری را تقویت کنید. در این بخش به بررسی 15 نکته مهم و اساسی که کمک زیادی به رفع مشکلات ارتباط در دورکاری می کند، پرداختیم. شما می توانید این نکات را مدیر شرکت خود منتقل کنید تا ارتباط موثرتر و حرفه ای تری داشته باشید و فعالیت های خود را به خوبی انجام دهید. اگر در این مورد سوالی دارید، می توانید از طریق بخش نظرات با ما در میان بگذارید تا بتوانیم شما را به صورت کامل راهنمایی کنیم.
