امروزه شرکت‌های مختلفی در صدد تولید نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمان برآمده‌اند. به همین دلیل انتخاب هوشمندانه و مناسب یک سیستم ERP که تمامی نیازهای شرکت شما را برآورده کند، کمی نیاز به تحقیق و آینده‌نگری دارد. کسب اطلاعات در این زمینه می‌تواند درک بهتری از نیازمندی‌های سازمان و کسب و کارتان را به شما بدهد. این نرم‌افزارها علاوه بر داشتن یک پایگاه داده، به عنوان یک ابزار، راه حل‌ها و پیشنهاد‌های خوبی را در زمینه تجارت الکترونیک، اتوماسیون، حسابداری و مدیریت مالی، مدیریت تولید، مدیریت ارتباط با مشتریان، مدیریت سفارشات و مدیریت منابع انسانی به مدیران ارائه می‌دهند.
انتخاب یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان مناسب
سیستم‌های پیشرفته ERP قابلیت‌های مختلفی برای تحلیل کسب و کار، هوش تجاری، یکپارچه‌سازی اطلاعات و اتوماسیون را دارا هستند. برای آنکه بتوانید یک نرم‌افزار ERP مناسب انتخاب کنید، لازم است در ابتدا اهداف و نیازمندی‌های خود را بدانید. اگر با این سیستم آشنایی کافی ندارید، می‌بایست از متخصصین، فروشندگان و شرکت‌های ارائه‌دهنده این نرم‌افزار بخواهید تا اطلاعات کافی را برای خرید ERP مورد نظر در اختیارتان بگذارند. سپس لیستی از شرکت‌های ارائه‌دهنده این نرم‌افزار تهیه کرده و پس از شنیدن توضیحات آنها، ببینید کدام یک می‌توانند همه درخواست‌های شما را تامین کنند. در این فرآیند لازم است درباره جزییات خواسته خود دقیق و کامل مطمئن شوید.
قبل از خرید نرم‌افزار درباره راه‌حل‌‌ها، پشتیبانی فنی و هزینه‌ها از شرکت ارائه کننده پرس و جو کنید. سپس سوالات خود را در زمینه پیاده‌سازی، کاربرد و آموزش این سیستم بپرسید:
پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان
به هنگام انتخاب یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان لازم است بدانید پیاده‌سازی این سیستم به چه صورت انجام می‌پذیرد و چه مدت طول می‌کشد. مراحل پیاده‌سازی، چه منابعی می‌بایست فراهم شود و اینکه آیا ممکن است با اختلالی مواجه شوید؟
کاربردپذیری نرم‌افزار
یکی از اساسی‌ترین بخش‌های اجرای موفقیت‌آمیز یک سیستم ERP تطبیق‌پذیری کاربران است. گاهی پیش می‌آید که سیستمی در یک سازمان پیاده‌سازی می‌شود. اما به علت عدم شناخت نیازها و هماهنگی لازم در میان کارکنان، این سیستم بلااستفاده می‌ماند. برای اینکه بتوانید از کاربردپذیری آن مطمئن شوید، باید کاربران و نقش هر کدام از آنها را مشخص نموده و آنها را برای استفاده از این سیستم آماده کنید.
شخصی‌سازی ERP
پس از مشخص نمودن نیازمندی‌های شرکت توسط مدیران، از شرکت ارایه کننده نرم‌افزار خواسته می‌شود تا مطابق آن اهداف پیاده‌سازی کنند. در این صورت کاربران به راحتی می‌توانند از انواع ماژول‌ها، گزارش‌ها و دیگر منابع موجود استفاده نمایند. در غیر از این امکان شخصی‌سازی ERP برای صنعت یا کسب و کار سازمان درخواست دهنده، بنا به مقدار انعطاف‌پذیری سیستم وجود خواهد داشت.
هزینه‌ها
هزینه‌های این سیستم به دو صورت هزینه‌های اشتراک و پروژه تعریف می‌شود. لازم است بدانید در توافقات اشتراک استفاده از این سیستم، ساختار هزینه‌های در نظر گرفته شده به چه شکل است و به جهت پیاده‌سازی این سیستم چه هزینه‌ای از شما دریافت خواهد شد. همچنین بهتر است مشخص شود که چه کسی مدیریت پیاده‌سازی پروژه را در دست خواهد گرفت.
انتقال داده‌ها در سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان
بهتر است به هنگام مشاوره با شرکت ارایه دهنده ERP در مورد فرایند انتقال داده‌های موجود صحبت کنید و بدانید که شرکت مورد نظر در بررسی و انتقال داده‌های سازمان از یک سیستم قدیمی به سیستم جدید، پاکسازی داده‌ها، حذف برخی از اطلاعات و داده‌هایی که منقضی شده‌اند، مسئولیتی به عهده می‌گیرد.
پشتیبانی و نگهداری ERP
در اقدام به خرید هر نرم‌افزار، یکی از پراهمیت‌ترین مسایل این است که بدانید آیا شرکت ارایه دهنده، پشتیبانی لازم در پس از پیاده‌سازی سیستم خواهد داشت. بهتر است سیستمی را انتخاب کنید که به هنگام بروز خطا یا درخواست تغییرات بتوانید خدمات درستی دریافت کنید. نگهداری مناسب از سیستم یکی از مهم‌ترین بخش‌های پس از خرید و پیاده‌سازی ERP است که باید به آن توجه کنید.
آموزش
انتخاب شما می‌بایست شرکتی باشد که پس از پیاده‌سازی سیستم، آموزش‌های لازم را از جمله آموزش حضوری یا غیر حضوری بنا به توافق طرفین به کاربران بدهد. قبل از خرید اطمینان حاصل کنید که شرکت سرویس‌دهنده منابع آموزشی لازم را در اختیار شما قرار خواهد داد، آیا برای این کار هزینه‌ای دریافت می‌کند یا رایگان است و چه مدت زمانی برای آموزش کاربران تعیین شده لازم است.