مایکروسافت لیست یکی از برنامه‌های کاربردی مایکروسافت است که بسیاری از کاربران از وجود آن بی‌خبر هستند. این برنامه کار خود را از سال ۲۰۲۰ آغاز کرده و با توجه به اینکه به صورت کاملاً رایگان عرضه شده است، به یکی از بهترین انتخاب‌ها در زمینه ساخت و مدیریت لیست‌ها تبدیل شده است.
در ادامه، با ما همراه باشید تا به‌طور کامل به بررسی امکانات مایکروسافت لیست و نحوه کار با آن بپردازیم.
مایکروسافت لیست چیست؟
Microsoft Lists برنامه‌ای است که به شما امکان می‌دهد فهرست‌ها را برای هر موقعیتی جمع‌آوری کنید. این برنامه می‌تواند به‌عنوان فهرست کارهای روزانه مورد استفاده قرار گیرد، اما همچنین برای کنار هم قرار دادن دستورالعمل‌ها و پیگیری چندین معیار حرفه‌ای نیز ایده‌آل است.
این اپلیکیشن یکی از سرویس‌های جدید مایکروسافت است که در سال ۲۰۲۰ منتشر شده و به کاربران کمک می‌کند تا به‌راحتی اطلاعات خود را سازماندهی و مدیریت کنند.
در ابتدا، Microsoft Lists به‌طور ویژه برای مشاغل طراحی شده بود. اما از سال ۲۰۲۳، همه افراد دارای حساب مایکروسافت به این برنامه دسترسی دارند. شما می‌توانید از Microsoft Lists به صورت رایگان استفاده کنید و این برنامه در چندین دستگاه در دسترس است، که این ویژگی به کاربران این امکان را می‌دهد تا به‌راحتی فهرست‌های خود را مدیریت کنند.
آیا Microsoft Lists مانند To Do مایکروسافت است؟
در حالی که Microsoft Lists اشتراکات زیادی با برنامه Microsoft To Do دارد، این دو برنامه یکسان نیستند. Microsoft To Do به‌طور خاص برای مدیریت لیست‌های کارهای انجام شده طراحی شده است، در حالی که می‌توانید از Lists برای انواع مختلف پروژه‌ها استفاده کنید.
در Microsoft Lists می‌توانید علاوه بر ایجاد لیست کارها، چک‌لیست‌های سفر، لیست خرید مواد غذایی و موارد دیگر را نیز تهیه کنید. این تنوع در کاربرد، Microsoft Lists را به ابزاری انعطاف‌پذیرتر تبدیل می‌کند.
با لیست های مایکروسافت چه کاری می توانید انجام دهید؟
Microsoft Lists به شما امکان می دهد مجموعه ای از کارهای مختلف را انجام دهید. در زیر برخی از بهترین راه هایی که می توانید از Microsoft Lists استفاده کنید آورده شده است.
-
از Microsoft Lists برای ایجاد لیست های عمومی استفاده کنید
یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های Microsoft Lists، همه‌کاره بودن آن است. شما می‌توانید از این برنامه برای ایجاد چک‌لیست بسته‌بندی برای سفرهای آینده استفاده کنید و همچنین به‌عنوان یک لیست کلی کارهای روزانه برای هر روز ایده‌آل است.
راه دیگری که می‌توانید از Microsoft Lists بهره‌برداری کنید، ایجاد فهرست‌هایی در دسته‌های مختلف است که به شما این امکان را می‌دهد تا همه چیز را به‌خوبی سازماندهی کنید. این ویژگی به کاربران کمک می‌کند تا به‌راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و کارایی خود را افزایش دهند.
هنگام ایجاد لیست در برنامه، می توانید آنها را با افزودن رنگ ها، توضیحات، نام ها و نمادها سفارشی کنید.
-
استفاده حرفه ای
با توجه به اینکه Microsoft Lists در اصل برای استفاده حرفه‌ای طراحی شده بود، جای تعجب نیست که این برنامه مزایای زیادی برای استفاده در محل کار دارد. شما می‌توانید از Microsoft Lists برای ایجاد تقویم‌های محتوا، سازماندهی گردش‌های کاری و پیگیری فرآیندهای مختلف مانند پیشرفت ورود استفاده کنید.
این ویژگی‌ها به شما کمک می‌کند تا کارایی تیم خود را افزایش دهید و اطلاعات را به‌طور مؤثرتری مدیریت کنید.
حتی اگر از Microsoft Lists با افراد دیگر استفاده نکنید، ممکن است همچنان این برنامه به تنهایی برای شما مفید باشد. به عنوان مثال، می‌توانید از آن برای پیگیری پروژه‌های خود به‌عنوان دانشجو استفاده کنید.
علاوه بر استفاده از Microsoft Lists، اگر در مدرسه یا دانشگاه هستید، ممکن است بخواهید به نکات دیگری برای افزایش بهره‌وری خود در طول کلاس نیز نگاهی بیندازید. این نکات می‌توانند به شما کمک کنند تا به‌طور مؤثرتری از زمان و منابع خود بهره‌برداری کنید.
-
لیست های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید
ممکن است به دلایل مختلفی لازم باشد لیست‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. به عنوان مثال، ممکن است با دیگران زندگی کنید و مسئولیت مشترکی برای خرید خواربار در هر هفته داشته باشید. همچنین، ممکن است در حال برنامه‌ریزی سفر با شخص دیگری باشید و بخواهید همه اطلاعات را در یک مکان نگه دارید.
در هر صورت، Microsoft Lists همکاری با دیگران را آسان می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد تا به‌راحتی فهرست‌ها را به اشتراک بگذارید و به‌روز نگه‌دارید.
شما به راحتی می توانید لیست های خود را با کاربران مختلف به اشتراک بگذارید و همچنین می توانید قوانینی را تنظیم کنید که در صورت تغییر چیزی به آنها هشدار دهد.
نحوه استفاده از لیست های مایکروسافت
اکنون که درباره کارهایی که می توانید با Microsoft Lists انجام دهید بیشتر می دانید، بیایید نحوه استفاده از برنامه را بررسی کنیم. دستورالعمل های زیر را دنبال کنید تا تجربه خود را به حداکثر برسانید.
ایجاد لیست در Microsoft Lists
Microsoft Lists به شما امکان می‌دهد لیست‌هایی را از ابتدا ایجاد کنید، اما همچنین می‌توانید از بین مجموعه‌ای از قالب‌های از پیش ساخته انتخاب کنید. این شامل:
- درخواست های سفر
- ردیاب پیشرفت کار
- پیگیری هزینه ها
- زمانبندی محتوا
- پیگیری دستور العمل ها
لیست جدید را انتخاب کنید. لیست خالی یا یکی از پیش تنظیم ها را انتخاب کنید. قبل از ضربه زدن روی Create نام، نماد و غیره را تغییر دهید.
قوانین را در فهرست های خود مدیریت کنید
می‌توانید قوانینی را در فهرست‌های مایکروسافت ایجاد کنید تا در صورت تغییر جنبه‌های مختلف، دیگران را مطلع کنید. اگر به همکاران خود دسترسی ویرایش لیست بدهید، آنها می توانند قوانین فهرست را ویرایش کنند.
برای ایجاد یک قانون در Microsoft Lists، مراحل زیر را دنبال کنید:
- به بخش Rules بروید و گزینه Create a rule را انتخاب کنید.
- یکی از قوانین را از لیستی که پس از آن در دسترس می‌شود، انتخاب کنید.
- نام یا آدرس ایمیل شخص (یا افرادی) را که می‌خواهید در مورد تغییرات در لیست خود اطلاع دهید، وارد کنید.
- در نهایت، روی Create در گوشه سمت راست پایین صفحه کلیک کنید.
با انجام این مراحل، می‌توانید به‌راحتی افرادی را که نیاز به دریافت اطلاعیه در مورد تغییرات در لیست شما دارند، مشخص کنید.