پرینت گرفتن صحیح و بی‌نقص از یک صفحه‌گسترده اکسل می‌تواند گاهی چالشی بزرگ‌تر از ساختن آن باشد! داده‌های موجود در شیت ممکن است در جایی نامناسب هنگام پرینت قطع شوند یا صفحه‌بندی درستی هنگام خروجی نداشته باشند و سعی و خطا برای حل این مشکل با توجه به تعداد صفحات آن شیت، ممکن است هزینه‌ی زیادی روی دستتان بگذارد. اگر شما نیز این مشکل را دارید، در اینجا ۹ ترفند برای بهبود کیفیت پرینت اکسل قید کرده‌ایم که کمک می‌کنند بار اول و بدون نیاز به چاپ مجدد به نتیجه مطلوب برسید.
1- تنظیم جهت صفحه
اکسل دو جهت اصلی برای پرینت صفحات ارائه می‌دهد: عمودی (Portrait) و افقی (Landscape).انتخاب جهت مناسب، اولین قدم برای داشتن چاپی مرتب و منظم است. برای صفحات با تعداد ردیف‌های زیاد از حالت عمودی و برای صفحات عریض با تعداد ستون‌های بیشتر از حالت افقی استفاده کنید.
چگونه این کار را انجام دهیم؟ برای تغییر جهت، به برگه Page Layout رفته و روی Orientation کلیک کنید. سپس، حالت Portrait یا Landscape را بر اساس نیاز انتخاب کنید. اولی برای صفحات عمودی و دومی برای صفحات افقی به کار گرفته می‌شود. این کار باعث می‌شود داده‌ها بهتر در یک صفحه جا شوند و از هدر رفتن فضای اضافی جلوگیری می‌کند.
2- مقیاس‌بندی برای تناسب کامل صفحه
اگر داده‌هایتان بیش از اندازه بزرگ یا عریض باشند، تغییر جهت به تنهایی کافی نخواهد بود و ممکن است داده‌ها در صفحات اضافه یا با شکستن ناخواسته چاپ شوند. برای جلوگیری از این مشکل، صفحه اکسل را به گونه‌ای مقیاس‌بندی کنید که به‌خوبی در یک صفحه جا بگیرد.
در برگه Page Layout به بخش Scale to Fit بروید. در قسمت Width و Height تنظیمات را به گونه‌ای تغییر دهید که داده‌ها در یک یا تعداد صفحات مورد نظر شما چاپ شوند. این کار باعث می‌شود صفحات شما مرتب و حرفه‌ای به نظر برسند.
3-استفاده از “Print Area” برای چاپ داده‌های منتخب
اگر تنها نیاز دارید بخشی از شیت را چاپ کنید، می‌توانید با استفاده از ابزار Print Area ناحیه خاصی را مشخص کنید تا دقیقاً همان بخش چاپ شود. این روش به شما کمک می‌کند از چاپ داده‌های اضافی جلوگیری کرده و در مصرف کاغذ و جوهر صرفه‌جویی کنید.
ابتدا سلول‌هایی که قصد چاپ آن‌ها را دارید انتخاب کنید، سپس به برگه Page Layout بروید و روی Print Area کلیک کرده و Set Print Area را انتخاب کنید.
4- استفاده از شکست‌های صفحه (Page Breaks) برای کنترل بهتر
قرار دادن شکست‌های صفحه در یک شیت راهی هوشمندانه برای کنترل چیدمان داده‌ها است و به شما اجازه می‌دهد تا تعیین کنید داده‌ها دقیقاً از کجا در صفحه بعد شروع شوند.
ردیف یا ستونی که می‌خواهید شکست صفحه در آن قرار گیرد انتخاب کنید، به برگه Page Layout بروید، روی Breaks کلیک کنید و Insert Page Break را انتخاب کنید. این کار باعث می‌شود صفحات چاپی خواناتر و حرفه‌ای‌تر باشند.
5- پیش‌نمایش صفحه‌گسترده پیش از چاپ
پیش‌نمایش شیت یکی از مراحل ضروری قبل از چاپ است که به شما امکان می‌دهد هرگونه مشکل در چیدمان، هم‌ترازی یا نمایش داده‌ها را شناسایی کرده و قبل از چاپ تنظیمات لازم را انجام دهید.
به منوی File بروید و Print را انتخاب کنید تا پنجره پیش‌نمایش چاپ باز شود. تمام صفحات را مرور کنید و در صورت مشاهده مشکلات، تنظیمات لازم را قبل از چاپ اعمال کنید.
6- ذخیره به صورت PDF برای حفظ قالب‌بندی
برای اطمینان از حفظ قالب‌بندی شیت، می‌توانید آن را به صورت PDF ذخیره کنید. این کار علاوه بر حفظ قالب اصلی، امکان مشاهده چیدمان دقیق در هر صفحه چاپی را نیز فراهم می‌آورد و اگر فونت خاصی در صفحه استفاده کرده‌اید که ممکن است در جایی که آن را پرینت می‌گیرد وجود نداشته باشد، فونت نیز به همان حالت حفظ می‌شود.
روی منوی File کلیک کنید و Save As را انتخاب کنید. پس از انتخاب محل ذخیره، در منوی کشویی Save as Type گزینه PDF را انتخاب کرده و سپس روی Save کلیک کنید.
7- استفاده از حاشیه‌های سفارشی برای نیازهای خاص
بسیاری از کاربران تازه‌کار هنگام چاپ به حاشیه‌ها توجهی نمی‌کنند. اما تنظیم صحیح حاشیه‌ها می‌تواند کمک کند تا هم داده‌های بیشتری در هر صفحه جا شود و هم ظاهر نهایی چاپ مرتب‌تر باشد.
به برگه Page Layout بروید، روی Margins کلیک کنید و Custom Margins را انتخاب کنید. حاشیه‌های بالا، پایین، چپ و راست را بر اساس نیاز خود تنظیم کنید.
8- چاپ عناوین برای صفحات چندگانه
با استفاده از ویژگی Print Titles در اکسل، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که عناوین مهم و برچسب‌های ستون‌ها در تمام صفحات چاپی تکرار شوند.
به برگه Page Layout بروید، روی Print Titles کلیک کنید و در قسمت Rows to repeat at top یا Columns to repeat at left، ردیف یا ستونی که می‌خواهید در هر صفحه تکرار شود را انتخاب کنید.
9- تنظیم عرض ستون و ارتفاع ردیف‌ها
در نهایت، تنظیم عرض ستون‌ها و ارتفاع ردیف‌ها از برش خوردن یا پیچیده شدن ناخوانا جلوگیری می‌کند. همیشه اطمینان حاصل کنید که داده‌ها به وضوح قابل مشاهده هستند و بین آن‌ها فاصله‌ی اضافی یا کمبود فضا وجود ندارد.
ستون یا ردیف مورد نظر را انتخاب کنید، روی آن راست‌کلیک کرده و Column Width یا Row Height را انتخاب کنید. سپس ابعاد مورد نظر خود را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.
با رعایت این نکات می‌توانید چاپ‌هایی دقیق و منظم از اکسل بگیرید و با اطمینان از کیفیت خروجی نهایی، چاپ‌های بی‌عیب و نقصی داشته باشید.