بسیار از ما جی‌میل‌های شلوغی داریم که اعلان‌های آن از دست در رفته و به سختی از رسیدن ایمیلی جدید آگاه می‌شویم. بهترین کار برای اینکه از این موضوع خلاص شویم، سازماندهی بهتر است. پس نگاهی بندازیم به چند عملکرد ساده که جیمیل شما را کاربردی‌تر از قبل می‌کند.
از برچسب‌ها زیاد استفاده کنید
مدت‌های زیادی است که برچسب‌ها به جیمیل آمده و به شما کمک می‌کند به راحتی ایمیل‌های مهم خود را در میان انبوه دیگر پیغام‌ها پیدا کنید. برای مثال از برچسب‌های امروز، انجام شده، در حال انجام، برای بعد و … استفاده کنید، تا بدانید کدام ایمیل‌ها را جواب داده‌اید و به کدام باید بعدا جواب دهید.
این برچسب‌ها می‌تواند با توجه به کارهای شما تغییراتی داشته باشد، مثلا برچسب‌هایی مثل فروشنده، خریدار یا از این دست. در نظر داشته باشید که این برچسب‌ها رنگ‌های متفاوتی دارند که به مرور کمک می‌کنند تا نوع آن‌ها را از روی رنگ تشخیص دهید.
فیلترها
اگر تعداد ایمیل‌هایتان زیاد شود، سازماندهی آن‌ها به صورت دستی سخت خواهد شد به همین خاطر از فیلترها استفاده کنید تا ایمیل‌ها به صورت خودکار دسته‌بندی شوند. به این ترتیب که ایمیل‌هایی که از آدرس‌های مشخص شده برای شما ارسال می‌شوند به صورت خودکار برچسب بخورند.
برای انجام این کار به Settings > Filters and Blocked Addresses. بروید.
روی Create a new filter کلیک کنید. در اینجا خواهید دید که تنظیمات فراوانی برای ایجاد فیلتر گذاری از قبیل حجم، آدرس و … وجود دارد که به شما برای انجام کار کمک می‌کند.
یکی از مهم‌ترین عملگرها در فیلتر گذاری، آرشیو کردن خودکار ایمیل‌هاست که به کمک کسانی می‌آید که از همین حالا هم ایمیل‌های شلوغ و درهمی دارند. برای اینکه فیلترگذاری‌ها بر روی ایمیل‌های موجود اعمال شود باید از گزینه Also apply filter to X matching conversations استفاده کنید.
چند پیشنهاد برای ایجاد عملگر در بخش فیلترها:
* ایمیل‌های دامین‌های مهم را مشخص کنید
* ایمیل‌هایی که نیاز به طی روند و انجام کار دارند را مشخص کنید
* ایمیل‌های بی‌اهمیتی که هیچگاه باز نخواهید کرد را به صورت خودکار پاک کنید
از سرویس‌های معتبر برای انجام بعضی پروسه‌ها استفاده کنید
وقتی از برچسب‌ها و فیلترها استفاده می‌کنید، به این فکر خواهید کرد که آیا می‌شود کارهای بیشتری را به صورت خودکار انجام داد؟ ابزارهایی همچون IFTTT دقیقا برای همینکار ساخته شده‌اند. به وسیله این ابزارها می‌توانید بسیاری از کارها را به صورت خودکار انجام دهید.
برای مثال ایمیل‌های مربوط به ترلو رو مستقیما به لیست انجام کار بفرستید یا اینکه پیغام‌های ارسال شده به جیمیل را مستقیما در OneNote یا Evernote ذخیره کنید.
اشتراک‌هایتان را پاکسازی کنید
اشتراک‌هایی که در طول مدت زمان استفاده جیمیل عضو آن شده‌اید را نگاه بندازید و آن‌هایی که دیگر نمی‌خواهید را پاک کنید. بعضی از این اشتراک‌ها گاها به صورت دیوانه‌واری در طول روز ایمیل‌های تبلیغاتی برای شما ارسال می‌کنند. کافی است به بخش manage your email subscriptions بروید تا از این طریق بتوانید آن‌ها پاکسازی کنید.