خوشبختانه مایکروسافت ورد ابزار کاملی برای ساخت فلوچارت دارد که به وسیله‌ی آن می‌توانید انواع مختلفی از فلوچارت‌ها را درون سند خود بسازید. غیر از استفاده از این تمپلیت‌های آماده، امکان این را نیز دارید تا با استفاده از شکل‌ها، فلوچارتی با طراحی خودتان را بسازید.
ساخت فلوچارت بدون استفاده از طرح‌های آماده ورد
برای این کار همانطور که گفتیم باید از شکل‌ها استفاده کنید. اما قبل از هر کاری ابتدا نمایش خطوط شبکه‌ای یا همان Gridlines را روشن کنیم تا بهتر بتوانید اجزای مختلف فلوچارت را سر جای درست خود قرار دهیم. برای این کار به برگه Viewبروید و تیک Gridlines را بزنید.
می‌بینید که خطوط شبکه‌ای در سند شما نمایان شده‌اند. شما می‌توانید در پایان کار این گزینه را خاموش کنید.
حالا به برگه Insert بروید و روی Shapes کلیک کنید. بعدا به سراغ SmartArt هم می‌رویم.
در این جا شما گزینه‌های مختلفی را مشاهده خواهید کرد. دو بخش از اهمیت زیادی برای ساخت فلوچارت به وسیله Shapes برخوردار است، یکی Lines یا خطوط و دیگری Flowchart که از اجزای فلوچارت هستند و هر کدام را به صورت جداگانه می‌توانید در سند مورد استفاده قرار دهید.
قبل از شروع بد نیست در مورد اجزای تشکیل دهنده فلوچارت‌ها کمی مطالعه کنید چون هر کدام از شکل‌ها نمایانگر چیزی هستند، برای مثال از مستطیل برای نمایش مراحل روند فلوچارت استفاده می‌کنند. در هر صورت، هر شکلی که بخواهید در این بخش پیدا می‌کنید.
هر شکلی که می‌خواهید را از بخش Flowchart با کلیک بر روی آن انتخاب کنید.
می‌بینید که بعد از انتخاب شیء مورد نظر، شکل موس تغییر می‌کند و شما باید شکل خود را روی سند به شکل زیر بکشید و آن را وارد کنید. برای این کار باید کلیک موس را در نقطه‌ی شروع نگه دارید، طرح را بکشید و سپس آن را رها نمایید.
بعد از این که شکل را رسم کردید، می‌بینید که یک برگه فرمت در بالای صفحه نمایش داده می‌شود که شما از آن‌جا می‌توانید رنگ، طرح، رنگ فونت و خیلی چیزهای دیگر را تغییر دهید.
برای این که در این شکل تایپ کنید، کافی است روی آن کلیک کرده و سپس شروع به تایپ کردن کنید.
حالا یک شکل دیگر درست به روش گفته شده بکشید، رنگ آن را تغییر دهید و نوشته‌ی خود را وارد کنید.
حالا برای ارتباط بین این دو بخش از فلوچارت باید از خطوط استفاده کنید. در زیر ما فلش یک طرفه را انتخاب می‌کنیم، اما شما می‌توانید از فلش‌های دیگر، خطوط معمولی و … بهره ببرید.
روش کشیدن خط نیز دقیقا مثل کشیدن شکل به صورت کشیدن و رها کردن انجام می‌شود. برای این که جهت فلش درست باشد، باید از مبدا شروع به کشیدن کنید و در مقصد موس را رها نمایید.
درست مثل شکل‌ها، شما می‌توانید رنگ خطوط را نیز تغییر دهید.
اگر می‌خواهید از این طرح و رنگی که برای خطوط استفاده کردید، در تمام فلوچارت خود بهره ببرید، بعد از انتخاب تمام گزینه‌ها، روی خود خط کلیک راست کرده و روی Set as Default Line کلیک کنید. از این پس تمامی خط‌ها به همین شکل کشیده می‌شوند و نیاز نیست هر بار آن‌ها را تغییر دهید.
ساخت فلوچارت از طریق SmartArt
همانطور که گفتیم، ورد در خود ابزاری برای ساخت فوچارت دارد که کار را برایتان بسیار ساده می‌کند. برای استفاده از این بخش باید از برگه Insert به SmartArt بروید.
در این جا اگر روی Process بروید، نمونه‌های مختلفی از فلوچارت‌های آماده را می‌بینید که می‌توانید از میان آن‌ها انتخاب کنید. بعد از انتخاب گزینه‌ی مورد نظر، OK را بزنید تا فلوچارت به سند اضافه شود.
شمما می‌توانید از برگه فرمت، تمامی گزینه‌های مربوط به این فلوچارت را تغییر دهید و یا این که از چند طرح کنار هم استفاده کنید.
به این ترتیب کافی است تنها اطلاعات خود را وارد کرده و بر اساس طرح از پیش آماده شده‌ی مایکروسافت، کار خود را به سرعت انجام دهید و نتیجه نهایی را ذخیره کنید.
فلوچارت‌ها چه کاربردی دارند؟
فلوچارت که البته با نام دیاگرام هم خوانده می‌شود، ابزاری کاربردی‌ست که در بسیاری از نرم‌افزارهای اداری از جمله ورد وجود دارد. البته ابزار فلوچارت ورد بسیار کارآمد بوده و دست سازنده سند را برای ساخت طرحی کاملا مطابق با نیاز خود باز می‌گذارد. از این فلوچارت‌ها برای به تصویر کشیدن فرایند‌ها، ارائه اطلاعات طبقه بندی شده، نمایش نقاط ضعف و قوت سیستم‌ها و حتی ایده پردازی استفاده می‌شود. اما در واقعیت، هیچ چهارچوبی برای این موضوع وجود نداشته و بسته به نیاز خود، هر زمان که خواستید، می‌توایند از فلوچارت‌ها در سند خود استفاده کنید.