حال که ایجاد یک workbook جدید را برای شروع یک پروژه اکسل یاد گرفتیم باید بدانیم هر زمان که صفحه کار جدیدی ایجاد می‌کنید باید بتوانید آن را ذخیره کنید تا بعدا به فایل دسترسی داشته باشید و یا مجددا مورد ویرایش قرار دهید. این کار را می‌توانید همانند نسخه‌های قبلی انجام دهید با این تفاوت که در اکسل ۲۰۱۶ ذخیره‌سازی ابری نیز به آن اضافه شده است. به علاوه شما می‌توانید کتاب کار یا workbook خود را مستقیما به واسطه اکسل با دیگرا به اشتراک بگذارید.
OneDrive
هر زمان که کتاب کار workbook خود را باز کرده و یا ویرایش می‌کنید، می‌توانید با استفاده از سیستم وان‌درایو آن را به ذخیره‌سازی ابری اضافه کنید به شرط آن که حساب مایکروسافت داشته باشید ، در مورد سرویس وان درایو قبلا به صورت کامل توضیح دادیم . برای فعال‌سازی این گزینه باید در آفیس وارد شوید.
Save و Save As
اکسل به شما این امکان را می‌دهد که با دو روش Save و Save As فایل خود را ذخیره کنید. با این که این دو روش به شدت شبیه به هم هستند اما تفاوت‌هایی هم دارند.
- Save: وقتی که کتاب کاری ایجاد می‌کنید و یا فایل موجود را ویرایش می‌کنید از دستور Save برای ذخیره تغییرات استفاده می‌کنید. این دستوری‌ست که در اغلب مواقع از آن بهره می‌برید. برای این کار اول باید نام و سپس آدرس برای ذخیره فایل را وارد کنید. بعد از این مراحل تنها باید بر روی Save کلیک کنید تا فایل شما با همان نام و نشانی در سیستم ذخیره شود.
- Save As: شما وقتی از این دستور استفاده می‌کنید که نمی‌خواهید تغییرات را بر روی فایل اصلی ذخیره کنید. بنابراین با انتخاب این گزینه می‌توانید یک کپی از نسخه اصلی در جای دیگری ایجاد کنید در حالی که تغییرات اخیر در آن اعمال شده‌اند.
برای ذخیره یک کتاب کار یا workbook
ذخیره تغییرات یک کتاب کار یا workbook وقتی آن را ایجاد و یا ویرایش می‌کنید اهمیت بالایی دارد. ذخیره خودکار هم به شما کمک می‌کند تا در صورت از دست دادن تغییرات احتمالی خسارت دیده نشوید. به علاوه شما باید به آدرس فایل دقت کنید تا بعدا بتوانید راحت آن را پیدا کنید.
- دستور Save را از نوار ابزار سریع انتخاب کنید.
- اگر برای بار است که فایل را ذخیره می‌کنید، پنجره Save As در Backstage view ظاهر می‌شود.
- سپس باید آدرس محل ذخیره و نام کتاب کار را مشخص کنید. برای ذخیره فایل در سیستم گزینه Computer را انتخاب کنب و بعد Browse را بزنید. البته اگر می‌خواهید فایل را در وان‌درایو ذخیره کنید باید بر روی OneDrive کلیک کنید.
- پنجره Save As ظاهر خواهد شد. آدرسی که می‌خواهید فایل را ذخیره کنید، انتخاب کنید.
- یک نام به کتاب کارتان بدهید و سپس بر روی گزینه Save کلیک کنید.
- به این ترتیب کتاب کار شما ذخیره خواهد شد. برای اعمال تغییرات بعدی فقط باید بر روی گزینه Save کلیک کنید.
- نکته: به علاوه شما می‌توانید با فشردن Ctrl + S بر روی صفحه‌کلید خود به فرمان Save دسترسی داشته باشید.
استفاده از Save As برای ایجاد کپی از فایل
اگر می‌خواهید بدون تغییر در کتاب کار یا workbook اصلی نوع دیگری از آن را ذخیره کنید، می‌توانید یک کپی از فایل‌تان ایجاد کنید. به عنوان مثال شما فایلی به نام “آمار فرروش” دارید، می‌توانید نسخه جدیدی از آن را به “آمار فروش۲” ایجاد کنید تا بتوانید ضمن ویرایش کتاب کار دوم یا workbook به نسخه اولیه نیز مراجعه کنید.
برای این کار بر روی دستور Save As در Backstage view کلیک کنید. حالا همان کاری که در ایجاد کتاب کار برای اول انجام می‌دهید را با مراحل تعیین محل ذخیره و دادن اسم در اینجا نیز تکرار کنید.
تغییر محل ذخیره‌سازی پیش‌فرض
شاید به طور پیش‌فرض محل ذخیره‌سازی شما بر روی وان‌درایو تنظیم شده باشد اما شما بخواهید فایل را در کامپیوترتان ذخیره کنید. در چنین شرایطی می‌توانید مکان ذخیره پیش‌فرض را تغییر دهید تا اینکه کامپیوتر به طور پیش‌فرض انتخاب شود.
- بر روی زبانه File برای دسترسی به Backstage view کلیک کنید.
- Options را انتخاب کنید.
- پنجره Excel Options ظاهر خواهد شد. Save را انتخاب کنید و بعد گزینه Save to Computer by default را مارک کنید، سپس بر روی OK کلیک کنید. حالا محل ذخیره‌سازی پیش‌فرض تغییر کرده است.
ویژگی AutoRecover
اسکن حین کاری که شما بر روی اسناد انجام می‌دهید، تغییرات را در پوشه‌ای موقت نگه می‌دارد تا اگر یادتان رفت ویرایش جدید را ذخیره کنید و یا ناگهانی مشکلی برای کتاب کار پیش آمد، بتوانید با AutoRecover فایل را برگردانید.
استفاده از AutoRecover
- اکسل را باز کنید. اگر نسخه‌های ذخیره شده کتاب کار یا workbook موجود باشد، در پنجره Document Recovery سمت چپ ظاهر می‌شوند.
- برای باز کردن نسخه قابل دسترسی کلیک کنید. فایل شما بازیابی خواهد شد.
- نکته: اکسل به صورت پیش‌فرض هر ۱۰ دقیقه یکبار از کتاب کار یا workbook بک‌آپ می‌گیرد بنابراین اگر زیر ۱۰ دقیقه اتفاقی بیوفتد ممکن است تغییرات شما از دست بروند.
- نکته: اگر فایل مورد نیاز را نمی‌بینید، می‌توانید تمام فایل‌های ذخیره خودکار را از Backstage view بررسی کنید. بر روی زبانه File کلیک کنید. سپس گزینه Manage Versions را انتخاب کنید و بعد بر روی Recover Unsaved Documents کلیک کنید.
خارج کردن کتاب کار
به طور پیش‌فرض، کتاب کار اکسل با فرمت فایل .xlsx ذخیره می‌شوند. با این حال، ممکن است زمانی پیش بیاید که شما نیاز داشته باشید از نوع دیگر فایل‌ها، مانند یک فایل PDF یا اکسل ۹۷-۲۰۰۳ استفاده کنید. در این صورت می‌توانید به راحتی فایل‌تان به انواع دیگری صادر کنید.
صادر کردن کتاب کار به صورت فایل PDF
صادرات کتاب کار به عنوان یک فایل Adobe Acrobat، که معمولا به عنوان PDF شناخته می‌شود، می‌تواند برای اشتراک‌گذاری بین افرادی که فایل اکسل را ندارند مفید باشد. این روش به شما امکانش را می‌دهد که بتوانید کتاب کار را با بقیه به اشتراک بگذارید بدون آن که بتوانند محتوای آن را تغییر دهند.
- برای دسترسی به Backstage view بر روی زبانه File کلیک کنید.
- Export را انتخاب کنید و بعد Create PDF/XPS را انتخاب کنید.
- حالا پنجره Save As ظاهر خواهد شد. محل مورد نظر را انتخاب کنید تا بتوانید کتاب کار یا workbook را صادر کنید، و بعد نامی که می‌خواهید به فایل بدهید را تایپ کنید، سپس روی Publish کلیک کنید.
- نکته: به صورت پیش‌فرض اکسل تنها برگه‌ای که روی آن در حال کار هستید را صادر می‌کند، بنابراین اگر در کتاب کارتان چندین صفحه است که می‌خواهید همگی را صادر کنید باید گزینه Options را در پنجره Save As انتخاب کنید. پنجره Options باز خواهد شد. حالا Entire workbook را انتخاب کرده و بر روی OK کلیک کنید.
ذخیره کردن کتاب کار به دیگر فرمت‌ها
گاهی ممکن است در شرایطی قرار بگیرید که مجبور شوید با فرمت‌های قدیمی‌تری مثل Excel 97-2003 برای اشتراک‌گذاری با دیگران استفاده کنید. یا بخواهید فایل را به صورت نسخه ساده .CSV به اشتراک بگذارید.
- برای دسترسی به Backstage view بر روی زبانه File کلیک کنید.
- Export را انتخاب کنید. سپس بر روی گزینه Change File Type کلیک کنید.
- فرمت مورد نظر را انتخاب کنید و بعد بر روی گزینه Save As کلیک کنید.
- پنجره Save As باز خواهد شد. مانند تمام موارد قبلی مانند آدرس و نام فایل را انجام دهید و گزینه Save را بزنید.
- نکته: شما می‌توانید فرمت انتخابی فایل را از منوی کشویی Save as type در همین پنجره انتخاب کنید.
اشتراک‌گذاری کتاب کار
اکسل با استفاده از به کاری گیری سرویس وان‌درایو فرایند اشتراک‌گذاری و همکاری در کتاب کار یا workbook را بسیار آسان کرده است. در گذشته باید فایل را به عنوان فایل پیوست در ایمیل بارگذاری می‌کردید. در این صورت چندین نسخه از فایل اصلی ایجاد می‌شد که فرایند سازمان‌دهی اطلاعات را دشوار و طاقت‌فرسا می‌کرد.
- نکته: برای به اشتراک گذاشتن کتاب کار workbook ابتدا باید آن را در OneDrive خود ذخیره کنید.
برای اشتراک‌گذاری کتاب کار
- برای دسترسی به Backstage view بر روی زبانه File کلیک کنید، بعد Share را انتخاب کنید.
- پنجره Share ظاهر خواهد شد. اگر قبلا این کار را نکرده‌اید، از شما خواسته می‌شود کتاب کار خود را در وان‌درایو ذخیره کنید. توجه داشته باشید که ممکن است بعد از این کار مجبور شوید دوباره به پنجره اشتراک برگردید.
- اگر فایل شما در وان‌درایو ذخیره شده، در پنجره Share بر روی گزینه Share with People کلیک کنید.
- حالا اکسل به حالت عادی خود باز می‌گردد و پنل اشتراک‌گذاری را به سمت راست پنجره اضافه می‌کند. از این قسمت می‌توانید افراد را برای اشتراک‌گذاری فایل دعوت کنید، فهرست افرادی که فایل دسترسی دارند را ببینید، و مشخص کنید که دسترسی به ویرایش فایل داشته باشند یا فقط آن را مشاهده کنند.
