همانطور که گفتیم اکسل یک برنامه صفحه‌گسترده و کارآمد و مقرون به صرفه برای ذخیره، سازماندهی و تجزیه و تحلیل اطلاعات است و هرکسی به سادگی می‌تواند کار با این برنامه کارآمد را یاد بگیرد، اگر بخش نرم افزار پرشین تولز را دنبال کرده باشد ما آموزش این نرم‌افزار کاربردی را به صورت گام به گام بیان می‌کنیم .در بخش اول از سری مطالب آموزش اکسل ۲۰۱۶ شما را با محیط برنامه آشنا کردیم ، حال می‌گوییم برای ایجاد پروژه‌ای جدید در اکسل از کجا شروع کنید .
فایل‌های اکسل را کتاب کار workbook می‌نامند. در ابتدای کار باید یک کتاب کار جدید ایجاد کنید. می‌توانید یک کتاب کار workbook جدید ساده یا قالب‌دار ایجاد کنید و یا کاربرگی که از قبل داشتید را ویرایش نمایید.
آشنایی با OneDrive
هر باری که از کتاب کار خود را باز و یا ذخیره می‌کنید، می‌توانید از گزینه سرویس آنلاین وان‌درایو استفاده کنید که با حساب کاربری مایکروسافت کار می‌کند. بنابراین برای استفاده از آن کافیست با اکانت مایکروسافت خود وارد شوید. اگر نمی دانید سرویس ذخیره سازی ابری وان درایو چیست لینک‌های زیر را دنبال کنید:
- همه آنچه لازم است در مورد سرویس ذخیره‌سازی ابری وان درایو بدانید
- چطور OneDrive را از روی ویندوز ۱۰ خود حذف کنیم
ایجاد کتاب کار یا workbook خالی
- زبانه File را انتخاب کنید. Backstage view نمایان خواهد شد.
- New را انتخاب کنید، سپس روی Blank workbook کلیک کنید.
- کتاب کار خالی جدید ظاهر خواهد شد.
باز کردن کتاب کار workbook موجود
علاوه بر این که می‌توانید کتاب کار جدید ایجاد کنید، می‌توانید فایلی که از قبل دارید را باز کرده و مجددا ویرایش کنید.
- به Backstage view بروید و بر روی Open کلیک کنید.
- گزینه Computer را انتخاب کنید و بعد روی Browse کلیک کنید. همچنین می‌توانید با انتخاب گزینه OneDrive فایل‌هایی که بر روی آن ذخیره دارید را هم باز کنید.
- کادری برای باز کردن فایل ظاهر می‌شود. به آدرس کتاب کارتان بروید و آن را انتخاب کنید و بعد بر روی Open کلیک کنید.
- نکته: اگر کتاب کار workbook مورد نظرتان را به تازگی باز کرده‌اید، می‌توانید به جای جستجوی فایل آن را در Recent Workbooks پیدا کنید.
پین کردن کتاب کار یا workbook
اگر به طور مداوم یک کتاب کار را بازگشایی و ویرایش می‌کنید، می‌توانید برای دسترسی سریع‌تر آن را در Backstage view پین کنید.
- به Backstage view بروید و بر روی Open کلیک کنید. کتاب کارهای تازه ویرایش شده شما نمایان خواهد شد.
- ماوس خود را بر روی کتاب کاری که می‌خواهید پین کنید ببرید. آیکونpushpin کنار کتاب کار ظاهر خواهر شد. بر روی آن کلیک کنید.
- این کتاب کار در بخش تازه ویرایش شده‌ها باقی خواهد ماند. برای این که کتاب کار را آن‌پین کنید خیلی ساده بر روی همان آیکون کلیک کنید.
استفاده از قالب
قالب یک صفحه‌گسترده از پیش طراحی شده است که برای ایجاد سریع کتاب کار مورد استفاده قرار می‌گیرد. این قالب‌ها شامل فرمت‌ها و فرمول‌های از پیش نوشته‌ای هستند تا با کمک آن‌ها بتوانید در ایجاد یک پروژه جدید تا حد زیادی در وقت خود صرفه‌جویی کنید.
ایجاد یک کتاب کار یا workbook جدید با استفاده از قالب
- برای دسترسی به Backstage view بر روی زبانه File کلیک کنید.
- New را انتخاب کنید. چندین قالب زیر گزینه Blank workbook ظاهر خواهند شد.
- برای دیدن قالب‌ها بر روی template کلیک کنید.
- در پیش نمایش قالب، اطلاعات اضافی همراه با قالب برای شما به نمایش در خواهد آمد.
- برای انتخاب قالب بر روی گزینه Create کلیک کنید.
- کتاب کار با جدید با قالب انتخابی ایجاد و باز خواهد شد.
- نکته: شما می‌توانید برای انتخاب قالب مناسب به دسته‌بندی هم نگاهی بیاندازید و یا با استفاده از نوار جستجو به دنبال قالب خاص‌تری بگردید.
- نکته: توجه داشته باشید که تمامی قالب‌ها ساخته مایکروسافت نیستند و برخی از آن‌ها توسط شرکت‌های شخص ثالث و یا کاربران عادی درست شده‌اند. بنابراین ممکن است قالب‌ها بازخوردهای متفاوتی از نظر کارایی داشته باشند.
حالت سازگاری
گاهی اوقات ممکن است در شرایطی قرار بگیرید که یک کتاب کار نسخه قدیمی را در اکسل ۲۰۱۶تان باز کنید. وقتی شما چنین فایلی را باز می‌کنید، اکسل شما در حالت سازگاری فایل را به نمایش در خواهد آورد. برای مثال اگر فایل مربوط به اکسل ۲۰۰۳ باشد، اکسل ۲۰۱۶ شما فایل را با همان مجوزهای اکسل ۲۰۰۳ به نمایش در خواهد آورد. در تصویر زیر می‌بینید که در حالت سازگاری گزینه‌هایی که مربوط به اکسل ۲۰۱۶ است خاموش بوده و به حالت طوسی نشان داده می‌شوند. 
برای خروج از حالت سازگاری باید کتاب کارتان را به نسخه فعلی در بیاورید. با این همه اگر با افرادی سر و کار دارید که از نسخه‌های قدیمی استفاده می‌کنند و به نوعی کار شما به آن‌ها گره خورده، بهتر است از حالت سازگاری استفاده کنید.
تبدیل کتاب کار یا workbook
اگر می‌خواهید از تمامی ویژگی‌های اکسل ۲۰۱۶ بهره ببرید باید کتاب کارتان را به نسخه ۲۰۱۶ تبدیل کنید.
- نکته: توجه داشته باشید که این کار ممکن است قالب‌بندی فایل اولیه شما به هم بزند.
- برای دسترسی به Backstage view بر روی زبانه File کلیک کنید.
- دستور Convert را پیدا کرده و بر روی آن کلیک کنید.
- کادر Save As ظاهر خواهد شد، به آدرسی که می‌خواهید فایل را در آن ذخیره کنید بروید و نام دلخواه را در کادر وارد کنید. سپس بر روی گزینه Save کلیک کنید.
- کتاب کار شما به چند نوع فایل تبدیل خواهد شد.
در مطلب بعدی از سری آموزش‌های اکسل ۲۰۱۶ ذخیره و اشتراک‌گذاری کتاب کار یا workbook را به شما آموزش خواهیم داد.