آموزش اکسل ۲۰۱۶ ، آشنایی با محیط برنامه

اکسل در حقیقت یک برنامه صفحه‌گسترده است که به شما امکان ذخیره، سازماندهی و تجزیه و تحلیل اطلاعات را می‌دهد. با وجود این که برخی تصور می‌کنند اکسل متختص سازماندهی و تجزیه تحلیل اطلاعات است، اما هر کسی می‌تواند کار با این برنامه کارآمد را یاد بگیرد. به هر حال اکسل برنامه‌ای مقرون به صرفه برای سازماندهی و پیگیری، یا ایجاد یک فاکتور بوده که در مقایسه با دیگر نرم‌افزارها کاربردی آسان‌تر دارد.

در این آموزش که در چند بخش تهیه شده سعی داریم تمامی مطالب مربوط به اکسل ۲۰۱۶ را به صورت گام به گام بیان کنیم تا هم کسانی که تصمیم به یادگیری این نرم افزار پرکاربرد گرفتند بتوانند به راحتی مطالب را یاد بگیرند و هم افرادی که از قبل با اکسل آشنا بوده‌اند به راحتی بتوانند به مطلب مورد نظر خود مراجعه نمایند.

آشنایی با اکسل

اگر قبلا از اکسل ۲۰۱۰ و یا ۲۰۱۳ استفاده کرده‌اید پس با اکسل ۲۰۱۶ نیز آشنایی خواهید داشت. اما اگر از نسخه‌های خیلی قدیمی استفاده کردید و یا کاربر جدید هستید، باید زمان بیشتری برای آشنایی با برنامه صرف کنید.

اگر می‌خواهید با ترفندهای اکسل آشنا شوید این مطالب را حتما بخوانید:

• نحوه محاسبه آمارهای اساسی در اکسل: راهنمای مبتدیان
• تنها یک دقیقه وقت لازم است تا فایل اکسل خود را قفل و بند کنید
• آموزش ساخت لیست کشویی در اکسل

محیط کاربری اکسل

هنگامی که اکسل ۲۰۱۶ را برای اولین بار باز می‌کنید، روی صفحه Start Excel ظاهر می‌شود. در این‌جا می‌توانید گزینه new workbook را ببینید، قالبی انتخاب کنید و یا به صفحات تازه ویرایش شده دسترسی داشته باشید.

* از Excel Start Screen برای ایجاد یک صفحه کار ساده و دسترسی به رابط کاربری اکسل استفاده کنید.

کار با محیط اکسل

نوار بالای صفحه و نوار دسترسی سریع، دستوراتی که برای اعمال در اکسل نیاز دارید را به راحتی در اختیارتان می‌گذارند. همین‌طور Backstage view امکانات مختلفی برای ذخیره، باز کردن یک فایل، چاپ و به اشتراک‌گذاری سند به شما ارائه می‌دهد.

نوار ابزار

اکسل ۲۰۱۶ به جای منوهای سنتی از سیستم نوار ابزار چند برگه استفاده می‌کند. به این ترتیب نوار دارای چندین برگه با دستورات مختلف است. شما از این زبانه‌ها و دستوراتی که ارائه می‌دهند برای وظایف معمول استفاده می‌کنید.

•  هر کدام از این برگه‌ها دستورات تکی و یا چندگانه متفاوتی را در اختیار شما قرار می‌دهند.

•  برخی از زبانه‌ها فلش کوچکی در گوشه پایین خود دارند که بر صورت کلیک بر روی آن‌ها گزینه‌های بیشتری نمایان می‌شوند.

•  برای دیدن گزینه‌های بیشتر بر روی زبانه کلیک کنید.

•  شما می توانید تنظیمات نوار را با گزینه Ribbon Display تنظیم کنید.

نکته: ممکن است بعضی از برنامه‌ها، مانند Adobe Acrobat Reader، زبانه‌های اضافی در نوار نصب کنند. این زبانه‌ها افزونه نامیده می‌شوند.

گزینه‌های تغییر نمایش نوار ابزار

نوار برای این طراحی شده که نیازهای شما را مرتفع سازد، اما اگر حس کردید جای زیادی از شما گرفته‌اند می‌توانید آن را از دید دور کنید. برای انجام این کار، روی گزینه نمایش نوار در گوشه سمت راست بالای نوار کلیک کنید، سپس گزینه دلخواه را از منوی کشویی انتخاب کنید:

در اینجا ۳ گزینه برای انتخاب وجود دارد:

• Auto-hide Ribbon: با این گزینه نوار از بالای سند شما حذف شده و به صورت تمام صفحه در می‌آید. برای نمایش مجدد نوار کافیست روی گزینه Expand Ribbon در بالای صفحه کلیک کنید.

• Show Tabs: این گزینه فرمان‌هایی که از آن‌ها استفاده نمی‌کنید را مخفی می‌کند اما زبانه‌ها مشخص هستند. برای نمایش نوار به سادگی بر روی گزینه کلیک کنید.
• Show Tabs and Commands: این گزینه بیشترین حد گسترگی از نوار را با تمامی دستورات به نمایش می‌گذارد. وقتی اکسل را برای بار اول باز می‌کنید به صورت پیش‌فرض بر روی این گزینه تنظیم شده است.

نوار ابزار دسترسی سریع

نوار ابزار دسترسی سریع به شما این امکان را می‌دهد که به دستور مورد نظرتان دسترسی داشته باشید بدون این که لازم باشد آن را در برگه‌ها پیدا کنید. به صورت پیش‌فرض این بخش دارای گزینه‌های Save، Undo و Redo است اما اگر بخواهید می‌توانید موارد دیگری را به آن اضافه کنید.

نحوه اضافه کردن دستورات به نوار ابزار دسترسی سریع

•  بر روی فلش شناور در سمت راست نوار ابزار دسترسی سریع کلیک کنید.

•  دستوری که می‌خواهید به نوار ابزار اضافه کنید را انتخاب کنید. برای انتخاب دستورات بیشتر بر رویMore Commands کلیک کنید.

•  فرمان به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه خواهد شد.

استفاده از ویژگی Tell me

اگر در یافتن دستور خاصی مشکل دارید می‌توانید از Tell Me کمک بگیرید. این ویژگی درست مثل یک نوار جستجو عمل می‌کند و فهرستی از گزینه‌ها را برای شما به نمایش در می‌آورد.

•  کلمه دستوری که می‌خواهید انجام دهید را تایپ کنید.

•  چند گزینه در نتایج جستجوی شما به نمایش در خواهد آمد. بر روی گزینه مناسب در نوار کلیک کنید.

شکل ظاهری صفحه کار

اکسل ۲۰۱۶ دارای گزینه‌های مختلفی است که می‌تواند نحوه نمایش صفحه کار را دگرگون کند. این گزینه‌ها بسته به کاری که می‌خواهید انجام دهید بسیار مفید واقع می‌شوند، مخصوصا زمانی که بخواهید از آن‌ها پرینت بگیرید. برای تغییر نمایش صفحه از دستور گوشه پایین سمت راست صفحه استفاده کنید و یکی از گزینه‌های Normal view، Page Layout view و یا Page Break view را انتخاب کنید.

•  Normal view نمایش پیش‌فرض در اکسل است.

• Page Layout view به شما نحوه نمایش صفحه کار در حالت پرینت را نشان می‌دهد. همچنین شما می‌توانید سربرگ و پاورقی هم اضافه کنید.

• Page Break view به شما این امکان را می‌دهد تا نواقص اکسل را تصحیح کنید. این ویژگی مخصوصا برای پرینت دسته زیادی از اطلاعات بسیار مفید واقع می‌شود.

Backstage view

گزینه Backstage view به شما امکانات مختلفی برای ذخیره، باز کردن یک فایل، چاپ و به اشتراک‌گذاری صفحه کار ارائه می‌دهد.

برای دسترسی به Backstage view:

•  بر روی File در نوار کلیک کنید تا Backstage view نمایان گردد.

•  برای دیدن نحوه کار گزینه‌ها بر روی آن‌ها کلیک کنید.

 

در مطلب بعدی از سری آموزش‌های اکسل ۲۰۱۶  شروع یک پروژه‌ی جدید و چگونگی ایجاد  یک کتاب کار در اکسل را آموزش می‌دهیم.