هر چقدر که محتوای بیشتری در اکسل خود وارد کنید کار مرتب‌سازی داده‌ها از اهمیت بیشتری برخوردار خواهد شد. برای نمونه شما فهرستی از اطلاعات تماس با نام خانوادگی ترتیب داده‌اید. این محتوا می‌تواند بر اساس حروف الفبا، عددی و بسیاری از روش‌های دیگر مرتب شود. ما در این قسمت از آموزش اکسل به نحوه مرتب‌سازی و ویژگی‌های مرتبط با آن خواهیم پرداخت.
انواع مرتب‌سازی
انتخاب این که می‌خواهید مرتب‌سازی را بر روی کل شیت اعمال گردد یا یک محدوده سلولی، برای دفعه اول از اهمیت زیادی برخوردار است.
- Sort sheet: مرتب‌سازی صفحه تمامی اطلاعات داخل یک ستون را مرتب می‌کند. در مثال پایین ستون تماس (ستون A) بر اساس حروف الفبا مرتب شده است.
- آموزش اکسل ۲۰۱۶، نکات پایه برای کار با داده‌ها
- Sort range: مرتب‌سازی در محدوده سلولی مشخص، تنها داده‌های مشخص شده را مرتب کرده و برای کار با شیت چند جدولی مفید باشد. مرتب‌سازی محدوده مشخص بر روی دیگر بخش‌های شیت تاثیر نمی‌گذارد.
برای مرتب‌سازی شیت
در این مثال، ما یک فرم سفارش تی‌شرت را به صورت حروف الفبا بر اساس نام خانوادگی (ستون C) مرتب خواهیم کرد.
- یک سلول از ستونی که می‌خواهید مرتب کنید را انتخاب کنید. در این مثال ما سلول C2 را انتخاب می‌کنیم.
- زبانه Data در نوار را انتخاب کنید، سپس دستور A-Z را برای مرتب‌سازی A تا Z، یا دستور Z-A برای مرتب‌سازی Z به A انتخاب کنید. در این مثال ما از A به Z استفاده می‌کنیم.
- برگه برگزیده توسط ستون انتخاب شده مرتب خواهد شد. در مثال ما، برگه بر اساس نام خانوادگی طبقه بندی شده است.
- پنج نکته‌ی کاربردی خودکار پرکردن اکسل جهت تسریع کار شما
برای مرتب‌سازی یک محدوده
- محدوده سلولی که می‌خواهید مرتب کنید را انتخاب کنید. در این مثال ، محدوده سلولی G2: H6 را انتخاب خواهیم کرد.
- برگه Data در نوار را انتخاب کنید و سپس بر روی فرمان Sort کلیک کنید.
- پنجره مرتب‌سازی ظاهر خواهد شد. ستونی که می‌خواهید به وسیله آن مرتب کنید را انتخاب کنید. در این مثال ما می‌خواهیم اطلاعات را براساس تعداد سفارشات تی‌شرت مرتب کنیم. بنابراین سفارشات را انتخاب خواهیم کرد.
- مرتب سازی (صعودی یا نزولی) را انتخاب کنید. در این مثال، ما از بزرگ‌ترین به کوچک‌ترین استفاده خواهیم کرد.
- اگر از مرتب‌سازی راضی بودید بر روی OK کلیک کنید.
- محدوده سلول با ستون انتخاب شده مرتب می‌شود. در مثال ما، ستون سفارشات از بالاترین به پایین‌ترین مرتب شده است. توجه داشته باشید که این مرتب‌سازی فقط در همین محدوده اعمال شده و به دیگر نقاط صفحه کاری نداشته است.
- آموزش ساخت لیست کشویی در اکسل
توجه: اگر مرتب‌سازی داده‌ها درستی اعمال نشد حتما بررسی کنید ببینید اطلاعات شما به درستی وارد صفحه شده‌اند یا خیر. گاهی حتی یک غلط تایپی کوچک هم می‌تواند دردسر آفرین باشد. در مثال زیر خط تیره را در سلول A18 فراموش کردیم که باعث شد تا مرتب‌سازی ما کمی نادرست از آب در بیاید.
در بخش بعدی مطالب آموزش اکسل تنظیمات پیشرفته مرتب‌سازی داده‌ها را بررسی می‌کنیم.