نرم افزار اوت لوک outlook برنامه‌ای مشهور میان کاربران مایکروسافت برای ارسال و دریافت ایمیل است که پس از نصب بر روی سیستم ، می‌توانید تمامی ایمیل‌هایتان را بخوانید و در اینباکس ذخیره کنید. اوت‌لوک همچنین دارای تقویم و بخش یادداشت است که به کمک آن می‌توانید ایمیل‌های خود را دسته‌بندی کرده و برای هر کدام جداگانه توضیحاتی بنویسید. در ادامه درباره این نرم‌افزار بیشتر خواهیم خواند.
اوت لوک چیست و چه کاربردی دارد؟
مایکروسافت اوت‌لوک، Microsoft outlook نرم‌افزاری است که برای دریافت و ارسال نامه‌های الکترونیکی ایجاد شده است. همان طور که می‌دانید کلمه outlook در فارسی به معنی چشم‌انداز است و یک تقویم بسیار قوی و کارآمد برای برنامه‌ریزی روزانه نیز محسوب می‌شود که برای مدیریت انواع برنامه‌های شخصی مثل تنظیم ملاقات‌ها کاربرد دارد. این برنامه در دو نسخه ساخته و عرضه شده است. نسخه اوت‌لوک اکسپرس، outlook express که به همراه ویندوز نصب می‌شود و نسخه دیگری که در مجموعه مایکروسافت آفیس، Microsoft office قرار دارد و نسخه کامل‌تری به حساب می‌آید و به شما در مدیریت و طبقه‌بندی اطلاعات شخصی کمک می‌کند.
به طور کلی می‌توان کاربرد مایکروسافت اوت‌لوک را به صورت زیر برشمرد:
- مدیریت ایمیل های شخصی
- تقویم
- مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی
- مدیریت اطلاعات ثبت شده در نوت
- اشتراک‌گذاری اطلاعات
- مدیریت جلسات و ملاقات‌ها
- شخصی سازی قوانین و تنظیمات
- استفاده از طرح و قالب‌های جذاب برای تغییر محیط کاربری نرم افزار
- امکان توسعه برنامه‌های کاربردی توسط ویژوال استدیو Visual Studio
اوت‌لوک معمولا در محیط کاری و برای مشاغل مختلف پراهمیت است و امکان نصب آن بر روی سیستم عامل ویندوز و سیستم عامل مک وجود دارد. همچنین نسخه کامپیوتری این نرم‌افزار با نسخه موبایلی آن هماهنگ بوده و قابل اتصال است تا تمامی اطلاعات و داده‌ها را بر روی سیستم خود داشته باشید.
دانلود و نصب اوت لوک
برنامه اوت لوک را می‌توانید از سایت Outlook.com یا از سایت مایکروسافت به صورت رایگان دانلود کرده و در نسخه وب استفاده کنید. این وب سایت به شما اجازه می‌دهد تا بدون پرداخت هزینه از امکانات مدیریت ایمیل‌ها بهره‌مند شوید. لازم است در آدرس https://outlook.live.com/owa/ یک حساب کاربری بسازید و از امکانات آن استفاده کنید.
مزایا و معایب نرم افزار اوت لوک
- دریافت ایمیل‌ها در اینباکس نرم‌افزار و صرفه جویی در زمان کاربر
- مدیریت ایمیل‌های ناخواسته و انتقال آن ها به پوشه مجزا به نام Junk
- امکان انتقال ایمیل‌ها به سیستم شخصی و قابلیت بررسی و نوشتن آنها به صورت آفلاین
- نظم و سازماندهی پست الکترونیکی توسط کاربر به کمک دفترچه تلفن، تقویم و برنامه زمان‌بندی فعالیت‌ها
- به روز رسانی خودکار و مداوم مایکروسافت
- امکان تصحیح نگارشی جملات و املای کلمات به صورت خودکار
علاوه بر موارد بالا که همگی جزو مزایای نرم افزار اوت‌لوک به شمار می‌آیند، می‌توان به مهم‌ترین عیب این برنامه که دریافت تمامی ایمیل‌ها بدون بررسی است، اشاره کرد. در برنامه اوت لوک نامه‌های الکترونیکی پس از دانلود بر روی سیستم منتقل شده و در صورتی که ویروسی باشند، از باز کردن و خواندن آنها ممکن است سیستم شما ویروسی شده و دچار مشکل گردد. به همین دلیل اگر گیرنده نامه را نمی‌شناسید، از باز کردن ایمیل خودداری کنید.
کاربرد فولدرهای Inbox و Outbox در اوت لوک
پرکاربردترین فولدر اوت لوک برای شما پوشه‌ای است که با نام Inbox ایمیل‌ها را دریافت می‌کند. شما با کلیک بر روی این فولدر می‌توانید همه ایمیل‌های خوانده و نخوانده خود را ببینید و بازخوانی کنید. شاید بخواهید نامه‌هایی را باز نکرده، حذف کنید. در این صورت نامه شما از این پوشه خارج خواهد شد. اما ممکن است ایمیلی را به اشتباه پاک کرده باشید و بخواهید آن نامه را برگردانید و دوباره در فولدر اینباکس داشته باشید. در این حالت به فولدر Deleted Items بروید و نامه خود را بیابید. اما اگر از آنجا هم پاک کنید، کلا از روی نرم‌افزار و برای همیشه حذف خواهد شد.
علاوه بر این، فولدری را با نام Outbox در اوت‌لوک خود مشاهده می‌کنید که یک پوشه موقت برای پیام‌های خروجی محسوب می‌شود. این فولدر پیام‌های شما را از زمانی که بر روی دکمه ارسال زدید تا زمانی که ایمیل به طور کامل ارسال شود، در خود نگه می‌دارد. این روند به صورت خودکار انجام می‌شود. به همین دلیل اگر اینترنت شما در زمان ارسال ایمیل قطع شود، می‌توانید به جای فولدر ارسال شده‌ها، ایمیل خود را در اوت‌باکس بیابید. به این معنی که این ایمیل ارسال نشده و در اوت‌لوک شما باقی مانده است.
در ادامه خواهیم خواند که چگونه در اوت‌لوک یک اکانت بسازیم.