یکی از سریع‌ترین روش‌ها برای همکاری در اسناد گوگل درایو، ارسال دعوت‌نامه برای دیگران است. شما می‌توانید آدرس ایمیل اعضای تیمی را که قصد همکاری با آن‌ها دارید وارد کنید یا یک لینک ایجاد کنید که هر فردی با دسترسی به آن بتواند به سند وارد شود.
برای نمونه، می‌توانید اسنادی مانند Google Docs را در برنامه گوگل درایو با یک همکار به صورت هم‌زمان ویرایش کنید. این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که به راحتی نظرات و تغییرات را به اشتراک بگذارید و به فرایند همکاری‌های خود سرعت ببخشید و نتیجه بهتری را به دست آورید.
شروع کار
برای شروع، برنامه گوگل درایو را بر روی آیفون یا دستگاه اندروید خود نصب کنید. پس از باز کردن برنامه، به فایل یا پوشه‌ای که می‌خواهید به اشتراک بگذارید، بروید و روی سه نقطه عمودی کنار آن بزنید. سپس گزینه “Share” (اشتراک‌گذاری) را انتخاب کنید.
در این بخش، می‌توانید ایمیل افرادی که قصد دعوت آن‌ها را دارید وارد کنید یا از مخاطبین گوشی خود برای انتخاب افراد استفاده کنید. اگر گزینه “Notify People” (اطلاع‌رسانی به افراد) را فعال کنید، افراد مورد نظر ایمیلی دریافت می‌کنند که به آن‌ها اطلاع می‌دهد شما سندی را با آن‌ها به اشتراک گذاشته‌اید.
پیش از ارسال دعوت، می‌توانید تعیین کنید که آیا آن‌ها اجازه ویرایش، اظهارنظر یا فقط مشاهده سند را داشته باشند. در نهایت، روی آیکون پیکان بزنید تا دعوت‌نامه ارسال شود. همکاران شما ایمیلی حاوی لینک دسترسی به سند دریافت خواهند کرد.
شخصی‌سازی نحوه به اشتراک‌گذاری سند
همکاری به این معنا نیست که همه باید به یک اندازه به محتوا دسترسی داشته باشند. گاهی ممکن است بخواهید دسترسی افراد مختلف به سند را کنترل کنید. برای مثال، اگر روی پروژه‌ای گروهی کار می‌کنید، می‌توانید تنها به اعضای تیم اجازه ویرایش دهید و بقیه فقط قابلیت مشاهده یا اظهار نظر داشته باشند.
برای تغییر سطح دسترسی‌ها، فایل یا پوشه مورد نظر را در درایو پیدا کرده و روی سه نقطه زده و “Manage Access” (مدیریت دسترسی) را انتخاب کنید. سپس نقش دسترسی مانند “Editor” (ویرایشگر) را در کنار نام افراد ببینید و سطح دسترسی آن‌ها را تنظیم یا حذف کنید.
همچنین می‌توانید دسترسی عمومی فایل را نیز تغییر دهید. اگر می‌خواهید فایل یا پوشه‌ای را با فردی که حساب گوگل ندارد به اشتراک بگذارید، به “Manage Access” (مدیریت دسترسی) بروید و از گزینه “Change” (تغییر) در قسمت General Access (دسترسی عمومی) استفاده کنید.
سپس “Anyone With The Link” (هر فردی با لینک) را انتخاب کنید تا هر کسی که لینک را دارد، بتواند به سند دسترسی داشته باشد.
اشتراک‌گذاری چندین فایل و پوشه به صورت هم‌زمان
گاهی نیاز دارید نه تنها یک سند، بلکه چندین فایل یا حتی کل پوشه‌ای را به اشتراک بگذارید. در برنامه درایو، نمی‌توانید چندین فایل را انتخاب کرده و به صورت هم‌زمان به اشتراک بگذارید، اما می‌توانید همه فایل‌ها را در یک پوشه قرار داده و آن پوشه را به اشتراک بگذارید.
ابتدا به درایو رفته و پوشه‌ای که می‌خواهید به اشتراک بگذارید را پیدا کنید. درست مانند فایل‌های تکی، روی سه نقطه در کنار نام پوشه بزنید و گزینه “Share” (اشتراک‌گذاری) را انتخاب کنید. سپس می‌توانید با ایمیل دعوت‌نامه ارسال کنید یا لینک اشتراک‌گذاری برای دسترسی دیگران بفرستید. از این به بعد، هر فایل جدیدی که به این پوشه اضافه کنید به طور خودکار با افراد به اشتراک گذاشته می‌شود.
همکاری با تعداد زیادی از کاربران در یک فایل
شما می‌توانید هر فایل در گوگل درایو را با حداکثر ۶۰۰ آدرس ایمیل فردی به اشتراک بگذارید و حداکثر ۱۰۰ نفر می‌توانند به صورت هم‌زمان فایل مورد نظر را ویرایش کنند. برای اشتراک‌گذاری و همکاری با تعداد بیشتری از افراد، روش‌های جایگزینی مانند انتشار فایل در وب یا استفاده از Google Sites وجود دارد.
متأسفانه، انتشار فایل در وب فقط از طریق نسخه وب گوگل درایو ممکن است. برای این کار، به فایل مورد نظر بروید و سپس از طریق منوی File > Share > Publish to Web (فایل > اشتراک‌گذاری > انتشار در وب) اقدام کنید. این کار باعث می‌شود فایل بر اساس تنظیمات اشتراک‌گذاری شما به صورت عمومی در دسترس باشد. در صورت نیاز به برداشتن دسترسی عمومی، می‌توانید با همین روش انتشار را لغو کنید.
برای به اشتراک‌گذاری محتوا با تعداد بیشتری از افراد، می‌توانید از Google Sites نیز استفاده کنید. Google Sites این امکان را فراهم می‌کند تا اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌های مختلف را به صورت سازمان‌یافته و با محدودیت‌های کمتری به اشتراک بگذارید.
اشتراک‌گذاری کل گوگل درایو
در حال حاضر، ویژگی اشتراک‌گذاری کل گوگل درایو به صورت مستقیم در دسترس نیست. اما می‌توانید با ایجاد یک پوشه اصلی و قرار دادن همه فایل‌ها و زیرپوشه‌ها در آن، دسترسی به محتواها را به راحتی مدیریت کنید. سپس می‌توانید این پوشه را با دیگران به اشتراک بگذارید. این روش، بدون نیاز به اشتراک‌گذاری هر فایل به صورت جداگانه، به افراد اجازه می‌دهد تا به همه محتواها در یک مکان منظم دسترسی داشته باشند.
گزینه دیگر دانلود فایل‌ها و اشتراک‌گذاری آن‌ها از طریق پلتفرم‌های دیگر است. برنامه گوگل درایو در اندروید امکان دانلود فایل‌ها را به حافظه داخلی دستگاه فراهم می‌کند، اما در نسخه آیفون این گزینه به صورت مستقیم موجود نیست.
برای ذخیره فایل‌ها در حافظه داخلی آیفون، روی سه نقطه کنار فایل بزنید و گزینه “Open In” (باز کردن با) را انتخاب کنید، سپس “Save to Files” (ذخیره در فایل‌ها) را انتخاب کنید.
با رعایت این مراحل، می‌توانید به راحتی فایل‌ها را به اشتراک بگذارید، تنظیمات اشتراک‌گذاری را سفارشی‌سازی کنید و به سادگی با تیم خود همکاری کنید. اکنون آماده همکاری هستید!
