دستیار هوشمند Mailbutler می‌تواند ایمیل‌های حرفه‌ای و با ساختار مناسب بنویسد. همچنین می‌توانید با نوشتن هوشمند (Smart Compose) بر سختی نویسندگی غلبه کرده و ایمیل‌ها را سریعتر ارسال کنید. در کمال تعجب برای برخی از افراد، ایمیل به یک کانال ارتباطی تجاری غیرقابل جایگزین تبدیل شده است. آخرین تحقیقات ایمیل نشان می‌دهد که انتظار می‌رود تعداد کاربران جهانی ایمیل در سال ۲۰۲۵ به حدود ۴.۶ میلیارد نفر برسد. علاوه بر این، مطالعات نشان داده که یک حرفه‌ای به طور متوسط روزانه حدود ۱۲۱ پیام دریافت و حدود ۳۳ ایمیل ارسال می‌کند. جای تعجب نیست که محبوبیت فزاینده ایمیل باعث شده است که همه مجبور شوند زمان بیشتری را صرف خواندن، مدیریت و البته نوشتن ایمیل کنند.
نوشتن هوشمند Smart Compose چیست و چگونه از آن استفاده کنم؟
اسمارت کامپوز یا نوشتن هوشمند (Smart Compose) یکی از قابلیت‌های اصلی دستیار هوشمند (Mailbutler Smart Assistant) است. این دستیار هوشمند می‌تواند بر اساس چند ورودی کلیدواژه شما، ایمیل‌های مناسب، از نظر گرامری و ساختاربندی مناسب را تهیه کند. این ویژگی فرعی برای کمک به شما در نوشتن و ارسال ایمیل سریعتر طراحی شده است. برای استفاده از این ویژگی ابتدا باید پنجره نوشتن ایمیل مشتری خود را باز کرده و سپس دکمه “نوشتن” را در نوار کناری Mailbutler انتخاب کنید.
پس از انتخاب «نوشتن»، دستیار هوشمند از شما می‌خواهد که زمینه ایمیل جدید را ارائه دهید. این زمانی است که درخواست خود را می‌نویسید و روی “نوشتن” کلیک می‌کنید. اگر از کپی ایمیل ایجاد شده راضی هستید، می‌توانید آن را در پنجره نوشتن خود وارد کنید و قبل از زدن ارسال، هر گونه ویرایش لازم را انجام دهید. بله، واقعاً به همین راحتی است.
برای استفاده حداکثری از قابلیت‌های ایمیل‌نویسی دستیار هوشمند Mailbutler، می‌بایست کارهای زیر را انجام دهید:
- یک درخواست واضح و مشخص بنویسید (هرچه اطلاعات بیشتری ارائه دهید، نتیجه بهتری خواهید گرفت)
- از استفاده از اصطلاحات و ارجاعات فرهنگی در درخواست خود اجتناب کنید زیرا هوش مصنوعی نمی‌تواند تمام تفاوت‌های ظریف زبان انسانی را درک کند.
- لحن ایمیل (رسمی، دوستانه، معمولی و غیره) را مشخص کنید.
- طول ایمیل را مشخص کنید (۵۰، ۱۰۰، ۱۵۰و غیره کلمه)
- پیش نویس ایمیل ایجاد شده را بررسی کنید و قبل از زدن دکمه ارسال، تغییرات لازم را انجام دهید
-
ChatGPT انقلابی در ارتباطات ایمیلی Outlook
توجه به این نکته مهم است که هر بار که از نوشتن هوشمند استفاده می‌کنید، دستیار هوشمند Mailbutler یک ایمیل منحصر به فرد ایجاد می‌کند. این مورد حتی زمانی که دقیقاً از همان دستور استفاده می‌کنید نیز صادق است. بنابراین، اگر دستیار هوشمند پیامی را می‌نویسد که می‌خواهید دوباره از آن استفاده کنید، باید کپی ایمیل را به عنوان یک الگوی پیام ذخیره کنید.
بهترین شیوه‌های نوشتن هوشمند
قابلیت نوشتن هوشمند به تنهایی بسیار مفید است، اما می‌توان آن را با چندین ویژگی دیگر Mailbutler جفت کرد که شامل موارد زیر می‌شود:
- قابلیت ردیابی ایمیل به محض اینکه گیرنده ایمیل شما را باز می‌کند مطلع شوید.
- اگر می‌خواهید از کپی ایمیل استفاده مجدد کنید، پیام‌های ایجاد شده را به عنوان یک الگوی ایمیل ذخیره کنید. نمی‌توانید دقیقاً همان نتیجه را از نوشتن هوشمند دریافت کنید زیرا هر ایمیلی که می‌نویسد با ایمیل بعدی متفاوت است.
- کارهای پیگیری برای دستور دادن به دستیار هوشمند برای نوشتن ایمیل پیگیری لازم برای شما (حتماً به دستیار هوشمند اطلاع دهید که می‌خواهید یک ایمیل بعدی بنویسد و جزئیات مهم را در پیام شما به اشتراک بگذارد). اینجا بیشتر بیاموزید
- ارسال هوشمند بعداً برای برنامه ریزی ایمیل ایجاد شده برای ارسال در زمان مناسب برای گیرنده شما. اینجا بیشتر بیاموزید
- استفاده از Email Signatures برای تکمیل پیام تولید شده با امضای ایمیل حرفه ای.
-
فوروارد خودکار ایمیل‌ها از Outlook به جیمیل
قابلیت نوشتن هوشمند دستیار هوشمند Mailbutler طراحی شده است تا به شما کمک کند زمان خود را آزاد کنید و بتوانید بر روی آنچه واقعاً مهم است، همچون تجارت و رشد فردی تمرکز کنید. با نوشتن هوشمند ، ایجاد ایمیل کامل به آسانی به دستیار هوشمند کمک می‌کند تا چند جمله کوتاه و ساده یا آیتم‌های فهرست گلوله‌ها را به دستیار هوشمند بدهید. آن را امتحان کنید و خودتان ببینید!