شما می‌توانید با ساخت لیست‌های اختصاصی از روش‌های سخت وارد کردن دیتا و همچنین ریسک اشتباهات سهوی جلوگیری کنید. این لیست‌ها در بسیاری از موارد، شما را از نظر زمانی جلو خواهند انداخت و کافی‌است به جای وارد کردن دوباره و دوباره‌ی یک مقدار، آن را از لیست‌های باز شوند انتخاب نمایید.
اکسل چند لیست در خود دارد که شما می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. لیست‌هایی مثل روزهای هفته یا ماه‌های سال. به کمک آن‌ها وارد کردن اطلاعات به صورت کامل شدن خودکار بسیار ساده خواهد، اما راه حلی هم وجود دارد تا شما بتوانید لیست اختصاصی خود را بسازید و در نهایت از آن‌ها در دیگر workbook نیز استفاده کنید.
ساخت لیست اختصاصی آیتم‌ها در اکسل
لیست‌های اکسل می‌توانند حاوی هر اطلاعاتی که می‌خواهید، باشند. برای مثال شما می‌توانید لیستی از محصولات فروشگاه خود تهیه کرده، رنگ محصولات را وارد کنید، لیستی از کارکنان داشته باشید یا هر چیز دیگری که خواستید. پس اگر تصمیم گرفتید که دقیقا چه لیستی می‌خواهید بسازید، اکسل را باز کنید و از File به Options بروید.
حالا روی Advanced کلیک کنید و در بخش General گزینه‌ی Edit Custom Lists را انتخاب نمایید.
در مک این گزینه در آدرس Excel > Preferences و در بخش Formulas and Lists قرار دارد که در عکس زیر آن را برایتان مشخص کرده‌ایم.
در پنجره‌ای که برایتان نمایش داده می‌شود، مطمئن شوید که در سمت چپ New List را انتخاب کرده‌اید و در سمت راست باید مقادیری که می‌خواهید را وارد نمایید. یادتان باشد در List Entries باید بعد از هر گزینه، بدون فاصله اینتر بزنید.
بعد از زدن روی Add، خواهید دید که لیست شما به لیست‌های از پیش تعیین شده اضافه خواهد شد. اگر کار شما تمام شده می‌توانید روی OK کلیک کنید و از این پنجره بیرون بیایید، اگر نه، برای اضافه یا کم کردن محتوای لیست، کافی است آن را ویرایش کرده و سپس OK را بزنید.
اضافه کردن لیست اختصاصی از سلول‌های اکسل
یکی از روش‌هایی که شما می‌توانید لیستی اختصاصی درست کنید، از طریق سلول‌هایی است که قبلا در یک فایل اکسل وارد کرده‌اید. برای این کار باید با استفاده موس، سلول‌های مورد نظر خود را انتخاب کنید، و دوباره از مسیر File به Options بروید. در این‌جا باید به Advanced رفته و دوباره پنجره‌ی Edit Custom Lists را انتخاب کنید.
همانطور که در عکس زیر می‌بینید، عبارتی در کنار Import نقش بسته که باید روی آن بزنید.
می‌بینید که حالا سلول‌هایی که انتخاب کرده بودید، به صورت لیست وارد Custom Lists شده‌اند و وقتی رویش کلیک می‌کنید، اطلاعات آن به همان شکلی که باید نمایش داده خواهند شد.
در آخر OK در ویندوز و ضربدر قرمز در مک را بزنید و پنجره را ببندید.
استفاده از لیست اختصاصی
یکی از مزیت‌های ساخت لیست اختصاصی در اکسل این است که شما می‌توانید در دیگر سندها نیز به راحتی از آن استفاده کنید و لیست شما تا زمانی که نرم‌افزار را حذف نکنید، در آن باقی خواهد ماند.
برای استفاده از لیستی که ساختید، کافی است به جایی که می‌خواهید مقداری را وارد کنید رفته و یکی از مقادیری که در لیست دارید را تایپ کنید، می‌بینید که لیست نمایش داده خواهد شد.
ویرایش و یا حذف یک لیست از اکسل
همانطور که وارد کردن این لیست‌ها بسیار ساده است، حذف و یا ویرایش آن‌ها نیز کار راحتی خواهد بود. هر زمان که خواستید عبارتی را در لیست خود تغییر دهید، باید دوباره به پنجره Custom Lists بروید و از سمت چپ، لیست مورد نظر خود را انتخاب کنید. در سمت راست مثل همیشه مقادیر لیست شما نمایش داده می‌شود و شما می‌توانید هر کدام را که خواستید تغییر دهید.
اگر با ویرایش لیست کارتان حل شد که OK را بزنید، اما اگر می‌خواهید لیستی را پاک کنید، بعد از انتخابش باید کلید Delete در سمت راست را انتخاب نمایید.
حتما برای سهولت وارد کردن اطلاعات مخصوصا در مورد اطلاعاتی که زیاد از آن استفاده می‌کنید، به سراغ لیست‌ها بروید که سرعت کار شما را چند برابر خواهند کرد.