اگر کسب و کاری دارید یا می خواهید راه اندازی کنید، یکی از مواردی که اهمیت بسیار زیادی دارد سیستم سازی است! شاید کمی عجیب باشد اما همه ما از بچگی با سیستم سازی آشنا هستیم. در بچگی هنگام بازی با دوستانمان، همگی یک هدف خاص را دنبال می کردیم اما برای آن که آن هدف محقق شود، هر فرد وظیفه ای داشت. این وظایف در کنار هم باعث می شد تا هدف خاص محقق شود؛ بنابراین هر کسی باید به بهترین شکل ممکن وظیفه خود را انجام می داد. در کسب و کار هم مفهوم سیستم سازی دقیقاً چنین چیزی است، اما کمی پیشرفته تر.
در این مقاله می خواهیم به بررسی کامل مفهوم سیستم سازی بپردازیم و ببینیم که اصلاً سیستم سازی یعنی چه! همچنین هر چیزی که برای سیستم سازی کسب و کار به آن نیاز دارید را در این مقاله بررسی می کنیم تا بتوانید به بهترین شکل ممکن از آن استفاده کنید. پس اگر به دنبال مفهوم سیستم سازی هستید، در این مقاله ما را همراهی کنید.
سیستم سازی چیست؟
هر کسب و کاری هدفی دارد و همه افراد تیم برای رسیدن به این هدف تلاش می کنند! در واقع هر کسب و کار، از تیم های مختلفی تشکیل شده است که هر تیم، وظیفه خاص خود را دارد. اگر یک تیم به درستی وظایف خود را انجام ندهد، برای کل سیستم مشکل به وجود می آید و رسیدن به آن هدف با تاخیر و مشکل مواجه خواهد شد. پس اگر بخواهیم خیلی ساده این مفهوم را بررسی کنیم، باید بگوییم که هر کسب و کار اهدافی دارد که باید محقق شود. همچنین هر کسب و کار از چند تیم تشکیل شده است و مهم این است که تیم ها هم در راستای رسیدن به آن اهداف تلاش کنند.
فرفی هم نمی کند که کسب و کار شما دو نفره است یا یک تیم بزرگ دارید! در هر صورت هر تیم، وظایفی دارد که باید انجام دهد تا به آن هدف برسید. مثلاً اگر کسب و کارتان دو نفره است، هر کدام وظیفه ای بر عهده دارد و باید به بهترین شکل ممکن انجام شود. اگر هم کسب و کارتان از چند صد نفر تشکیل شده است، باز هم تیم های مختلفی وجود دارند که باید برای رسیدن به آن هدف تلاش کنند. در سیستم سازی کارهایی که هر تیم باید انجام دهد مشخص می شود! در نهایت، اگر هر تیم وظیفه خود را به خوبی انجام دهد، هدف موردنظر محقق می شود.
چرا به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارید؟
هدف نهایی از سیستم سازی این است که شما به اهداف خود برسید! اما آیا تنها مزیت تیم سازی تحقق اهداف است و هیچ مزیت دیگری ندارد؟ قطعاً مزایای دیگری هم برای سیستم سازی وجود دارد. در واقع این مسئله به شما کمک می کند تا در موارد مختلفی پیشرفت کنید. در این بخش از مقاله می خواهیم ببینیم که چرا به سیستم سازی کسب و کار نیاز داریم! 3 دلیل مهم و عمده برای سیستم سازی کسب و کار وجود دارد که عبارتند از:
-
صرفه جویی در زمان مدیریت
یکی از مسائل مهمی که در هر کسب و کاری اهمیت دارد، زمان است! اگر بتوانید به بهترین شکل ممکن از زمان استفاده کنید، به راحتی می توانید به اهداف خود دست پیدا کنید و همچنین کارهایی که باید انجام شود را به خوبی انجام دهید. سیستم سازی به شما کمک می کند تا هر تیم، وظایف خود را داشته باشد و این مسئله به منسجم شدن سیستم کلی شما کمک زیادی می کند. در نهایت، باعث می شود تا بتوانید در مدت زمان کمتری همه کارهای موردنظر خود را انجام دهید! چرا که هر تیم، وظیفه ای دارد و راحت تر می تواند در زمان کوتاه تر آن را انجام دهد.
برای درک بهتر این موضوع اجازه بدهید یک مثال بزنیم! یک تیم فوتبال را در نظر بگیرید که وارد مسابقات شده است. هدف نهایی این تیم چیست؟ قطعاً قهرمانی در آن تیم فوتبال. حال اگر وظایف هر فرد مشخص نباشد و قرار باشد که در همه کارهای تیم دخالت کند، هر بازیکن باید زمان بیشتری فعال داشته باشد. از طرف دیگر، کارهایی که قرار است انجام شود به درستی انجام نمی شود! اما هر بازیکن وظیفه خود را دارد؛ مثلاً تیم دفاعی وظیفه دفاع از تهاجم حریف را دارد و تیم مهاجم وظیفه تهاجم به تیم حریف. پس هر کسی کار خود را انجام می دهد و در زمان انجام آن کار صرفه جویی می کند.
-
انجام کارهای مدیریتی به جای کارهای کارمندی
اگر شما یک کارآفرین یا موسس یک شرکت باشید، باید بیشتر کارهای مدیریتی را انجام دهید نه کارمندی! یکی از اشتباهاتی که مدیران برخی کسب و کار مرتکب می شوند، این است که به جای انجام کارهای مدیریتی به دنبال انجام کارهای کارمندی هستند. به عنوان مثال یک شرکت طراحی سایت را در نظر بگیرید که برای مشتریان و کسب و کارهای دیگر سایت طراحی می کند. وظیفه مدیر و تیم مدیریت این است که جلساتی برای گرفتن پروژه و همچنین تفهیم مشتریان انجام دهد. حال اگر مدیر شرکت به جای این کارها بخواهد وظایف کارمندی انجام شود چه اتفاقی می افتد؟
در چنین شرایطی به جای انجام وظیفه خود، به دنبال انجام کارهایی است که بهتر است در آن دخالت نکند! در تیمی که مثال زدیم، وظیفه مدیر کارهای فنی نیست و وظیفه تیم فنی است که کارهایی مانند طراحی سایت را انجام دهد. حال اگر مدیر کسب و کار شخصاً بخواهد در آن دخالت کند، نه تنها هماهنگی تیم فنی به هم میریزد، بلکه مدیر هم از کارهایی که وظیفه انجام آن را دارد غافل می شود. در چنین شرایطی هیچ کدام از کارها به درستی جلو نمی رود و آن کسب و کار نمی تواند موفقیت های زیادی کسب کند. بنابراین سیستم سازی کسب و کار از این جهت هم اهمیت بسیار زیادی دارد.
-
حداکثر رشد کسب و کار
یکی از اهداف هر کسب و کاری این است که رشد حداکثری را تجربه کند! چرا که در میدان رقابت کسب و کارهای زیادی هستند و همه آن ها هم به دنبال شماره یک شدن در بازار رقابتی هستند. در واقع شما باید تلاش کنید تا به شماره یک بازار هدف خود تبدیل شوید! یکی از مزایای سیستم سازی در کسب و کار این است که همه کارها به بهترین شکل ممکن و در کمترین زمان ممکن جلو می رود. این مسئله به معنای رشد کردن کسب و کار است! حال هر چقدر تیم های تشکیل شده در کسب و کار شده تخصصی تر کار کنند، این رشد به حداکثر خود می رسد.
در حالی که برخی مدیران معتقدند با یک تیم کوچک هم می توانند همه کارها را انجام دهند! به عنوان مثال، از نظر برخی مدیران حسابداری شرکت کار سختی نیست و نیازی به وجود یک تیم حسابدار نخواهند داشت. این مسئله باعث می شود تا از اعضای دیگر تیم برای آن کمک بگیرند؛ حال آن اعضا نه می توانند امور حسابداری را به دلیل عدم دانش و تخصص کافی انجام دهند، نه زمان کافی برای انجام وظیفه خود به بهترین شکل ممکن را دارند. این مسئله باعث می شود تا آن شرکت نتواند حداکثر رشد را تجربه کند. البته در تیم های کوچک به دلیل حجم پایین کارها و همچنین نبود بودجه کافی برای بزرگ کردن تیم، این مسئله طبیعی است اما در کسب و کارهای بزرگ باید از تیم های مختلفی استفاده شود.
مهم ترین اصول در سیستم سازی کسب و کار
سیستم سازی در کسب و کار بسیار مهم است و می تواند شما را چند مرحله جلوتر ببرد! اما به شرط آن که اصول آن را رعایت کنید. در واقع سیستم سازی هم مانند هر چیز دیگری اصول خاص خود را دارد و باید رعایت کنید. اگر نتوانید اصول سیستم سازی را رعایت کنید، سیستم سازی شما غیر از هدر دادن وقت و بودجه چیزی برای شما نخواهد داشت. در این بخش از مقاله می خواهیم ببینیم که سیستم سازی کسب و کار شامل چه چیزهایی است تا بتوانید این موضوع را به بهترین شکل ممکن در کسب و کار خود پیاده سازی کنید:
-
مشخص کردن هدف سیستم
اولین اصلی که در سیستم سازی وجود دارد، مشخص کردن هدف است! در واقع همه اعضای تیم تلاش می کنند اما اگر ندانند که تلاش آن ها برای رسیدن به چه هدفی است، ممکن است دلسرد شوند یا حتی کیفیت انجام وظایف آن ها کاهش پیدا کند. درست است که هر تیم هدف مشخصی دارد اما همه این تیم ها برای رسیدن به هدف خاصی تلاش می کنند. بنابراین همه اعضای تیم های مختلف کسب و کارتان باید هدف نهایی سیستم را بدانند. این هدف ممکن است مالی یا معنوی باشد! در هر صورت دانستن هدف توسط همه اعضای تیم به رشد بیشتر شما کمک زیادی خواهد کرد
-
داشتن تفکر سیستمی
همان طور که گفتیم، یک سیستم از اجزای کوچک تری تشکیل شده است و لازم است که همه این اجزاء تفکر سیستمی داشته باشند. در واقع همه آن ها باید در مورد سیستم نهایی آگاه باشند و مسئولیت های خود را بدانند. ساده ترین تعریفی که می توان از تفکر سیستم داشت، این است که همه اعضای تیم باید الگو و سیاست مشترکی داشته باشند تا بتوانند به صورت هماهنگ با هم کار کنند. موتور کامیون بسیار قدرتمند است اما اگر آن را روی یک موتور سیکلت نصب کنید، کارایی خود را نخواهد داشت! بنابراین تفکر سیستمی به معنای هماهنگ بودن اجزاء و ارتباطات سیستم است که در هر کسب و کاری باید رعایت شود.
-
استفاده از دستورالعمل های کاربردی
اکنون در مورد سیستم سازی و تفکری سیستمی اطلاعات نسبتاً خوبی دارد! زمان آن رسیده است که یکی از اصول مهم دیگر که استفاده از دستورالعمل های کاربردی است را رعایت کنید. فرآیندهایی که در تیم های کسب و کار انجام می شود، برای آن است که یک خروجی عالی بدهد. بنابراین نیاز است تا دستورالعمل هایی مشخص شود تا تیم ها بر اساس آن کار کنند. اگر دستورالعمل مشخصی نداشته باشید، هر تیم راه خود را می رود و در نهایت، تنها زمان و بودجه شما هدر می رود. این در حالی است که هدف شما هم محقق نشده است! پس باید دستورالعمل مشخصی برای تیم های مختلف تعیین کنید.
-
پایبند بودن به اصول کار تیمی
راه اندازی کسب و کار مهم است اما تیم سازی از آن هم مهم تر! تا به حال فکر کرده اید که چرا یک کسب و کار به برند بزرگی تبدیل می شود؟ آیا کسب و کارها از همان ابتدا برند بزرگی بوده اند یا چون سال ها فعالیت داشته اند بزرگ شده اند؟ هیچ کدام. هیچ کسب و کاری از ابتدا بزرگ نبوده است و بسیاری از کسب و کارها که سال ها پیش راه اندازی شده اند، امروز وجود ندارند. چیزی که باعث موفقیت کسب و کارها می شود، تیم سازی و پایبند بودن به اصول کار تیمی است. شما باید اعضای تیم را به نحوی انتخاب کنید که در کار تیمی، عالی باشند. در واقع بتوانند با اعضای دیگر همکاری کنند و دستورالعمل های شما به را بهترین شکل ممکن اجرا کنند.
-
استفاده از ابزارها برای ساده تر شدن کارها
الان، چند سال گذشته نیست که ابزاری در دسترس نباشد و مجبور باشید که همه چیز را به صورت دستی و با کمک نیروی انسانی جلو ببرید! شاید تا 10 سال گذشته ابزار خوبی برای مدیریت کارها وجود نداشت و مجبور بودید که روی کاغذ استراتژی بچینید. اما در حال حاضر، ابزارهای مختلفی وجود دارد که می توانید کارهای تیمی را جلو ببرید. استفاده از ابزارها به شما کمک می کند تا بتوانید خیلی ساده تر کارها را انجام دهید. بنابراین سعی کنید بهترین ابزارهایی که به درد تیم شما می خورد را تهیه و استفاده کنید! گاهی اوقات مجبور هستید هزینه زیادی برای خرید بهترین ابزار پرداخت کنید، اما شک نکنید که کار شما را جلو می اندازد و قطعاً ارزشش را دارد.
آیا شما هم به سیستم سازی نیاز دارید؟
تا به حال به این موضوع فکر کرده اید که کارآفرینان موفق دنیا سبک کاری متفاوتی نسبت به بقیه مدیران دارند؟ حتی سبک زندگی آن ها هم متفاوت است. در واقع کمتر کارآفرین موفقی را می بینید که روزانه 10 ساعت برای کسب و کارش زمان بگذارد. این در حالی است که برخی کارآفرین ها معتقدند که روزانه باید بالای 12 ساعت کار کنند تا کسب و کارشان به موفقیت برسد. نتیجه این است که چنین کارآفرین هایی پس از مدتی خسته می شوند و کسب و کارشان هم راه درستی را طی نکرده است. پس راز موفقیت کارآفرین ها و کسب و کارها لزوماً ساعت های کاری زیاد نیست.
اگر می خواهید به یک کارآفرین موفق تبدیل شوید، باید دیدگاه خود را تغییر دهید! اگر فکر می کنید که با بیشتر کار کردن پیشرفت بیشتری می کنید، باید آن را تغییر دهید. اگر روزی سر کار نروید کسب و کار شما عقب می ماند، باید دیدگاه را تغییر دهید. اگر کمتر از کار خود لذت می برید، باید دیدگاه خود را تغییر دهید. اگر هر چقدر کار می کنید باز هم کارهای ناتمام زیادی دارید، باید دیدگاه خود را تغییر دهید! دیدگاه شما باید سیستم سازی در کسب و کار باشد! در این صورت کارها به خوبی توسط تیم شما جلو می رود، بدون حضور شما هم کسب و کارتان پیشرفت می کند، از کار کردن لذت می برید و در نهایت، کسب و کارتان به اهدافش می رسد. پس هر کسب و کاری به سیستم سازی نیاز دارد! برخی کسب و کارها سیستم کوچک تر و برخی بزرگ تر. در هر صورت به سیستم سازی کسب و کارتان نیاز خواهید داشت.
چرا مدیران کسب و کار اینترنتی از سیستم سازی فرار می کنند؟
تا اینجای مقاله فهمیدیم که کسب و کارهای اینترنتی به سیستم سازی نیاز دارند اما با این وجود، چرا برخی مدیران از آن فرار می کنند؟ دلیل آن، این است که با اهمیت سیستم سازی کسب و کار آشنا نیستند یا مسئله دیگری وجود دارد؟ واقعیت این است که همه مدیران به خوبی اهمیت سیستم سازی را درک کرده اند و این که چرا سیستم سازی نمی کنند، دلایل دیگری دارد. در این بخش از مقاله می خواهیم به بررسی 4 مورد از مهم ترین دلایلی که باعث می شود تا مدیران از سیستم سازی فرار کنند، عبارتند از:
-
علاقه نداشتن به واگذاری کارها
برای شما هم پیش آمده است که بخواهید کاری را انجام دهید و هنگامی که به برون سپاری آن کار فکر می کنید، منصرف شوید؟ در واقع این طرز تفکر در بعضی افراد وجود دارد که هیچکس نمی تواند کارها را به خوبی خودش انجام دهد. همین مسئله باعث می شود تا علاقه ای به واگذاری کارها نداشته باشید. برخی مدیران هم از سیستم سازی فرار می کنند، چون تفکرشان این است که هیچ فردی نمی تواند کار موردنظر را به شکل مناسبی انجام دهد. این طرز تفکر برای همه کارها است؛ چه کارهایی که کارآفرین موردنظر در آن تخصص دارد و چه کارهایی که تخصصی ندارد.
البته این طرز تفکر هم می تواند دلایل مختلفی داشته باشد! مثلاً ممکن است که کارآفرین فکر کند اگر کار را خودش انجام ندهد، از نظر بقیه فردی بی ارزش است و کارمندان از اون حساب نخواهند برد. این مسئله باعث می شود تا شرکت آن ها در همان سطح کوچک باقی بماند و هیچ وقت رشد نکند. برای موفق ساختن یک کسب و کار، چاره ای ندارید جز این که کارها را از طریق سیستم سازی کسب و کار انجام دهید و خودتان به دنبال کارهای بزرگ تری نظیر نظارت و آموزش افراد باشید.
-
ترسیدن از فناوری های جدید
دوران کنونی، دوران تکنولوژی و فناوری است! دیگر نمی توانید مدیرانی که از کاغذ و قلم استفاده می کنند را موفق بدانید؛ شاید هنوز هم چنین مدیران موفقی وجود داشته باشند، اما تا چند سال آینده دیگر خبری از چنین مدیران موفقی نیست. زیرا بخش بزرگی از موفقیت کسب و کارها به فناوری و تکنولوژی باز می گردد. اصلاً دلیل موفقیت بسیاری از کسب و کارها نسبت به رقبا استفاده از تکنولوژی و فناوری است. پس یکی از دلایلی که باعث می شود تا مدیران از سیستم سازی فرار کنند، این است که باید به سمت فناوری بروند و از حرکت به سمت آن ترس دارند.
برای درک بهتر این موضوع مثال می زنیم! دو هایپر مارکت در سطح شهر تهران را در نظر بگیرید که تا 10 سال پیش هر دوی آن ها بزرگ بودند. یکی از آن ها ریسک کرده است و سایتی برای فروش اینترنتی راه اندازی کرده است؛ با وجود آن که احتمال شکست آن وجود دارد. هایپر مارکت دیگر به این موضوع فکر کرده است که باید هزینه سنگینی برای راه اندازی و تبلیغ آن پرداخت کنید و ترس از شکست اجازه نداده که به سمت فناوری برود. هایپر مارکت اول اکنون به تمامی افراد شهر تهران خدمات می دهد و دومی، فقط به افراد ساکن همان محله. با وجود آن که ریسک برای هر دو وجود داشت، اما هایپر مارکت دوم از رفتن به سمت فناوری های جدید ترس داشت و اکنون درآمدش بسیار کمتر از مورد اول است.
-
پر فعالیت بودن
شاید از قدیم به ما گفته باشند که پرفعالیت بودن افراد خوب است و منجر به رشد می شود! این موضوع درست نیست. گاهی اوقات فعالیت بیش از حد باعث می شود تا کارهایی که اصلاً ربطی به ما ندارد را انجام دهیم. همین مسئله باعث می شود تا کارهای کارمندان خود را انجام دهید و از کارهای مدیریت عقب بمانید. به عنوان کارآفرین و مدیر کسب و کار شما باید زمان کافی برای تفکر، چیدن استراتژی و برنامه ریزی را داشته باشید. در حالی که فعالیت بیش از حد باعث می شود تا نتوانید این کارها را به درستی انجام دهید و در نهایت با مشکل مواجه شوید.
یکی از مسائلی که باعث می شود تا مدیران سیستم سازی برای کسب و کار را انجام ندهند، این است که پرفعالیت هستند و می خواهند که خودشان همه کارها را انجام دهند. اگر چنین هستید، به رشد کسب و کارتان فکر نکنید. در واقع شما تنها در حال پر کردن وقت و فعالیت خود هستید که این مسائل منجر به رشد کسب و کارتان نمی شود. این کار مدیران مانند این است که موتور شما بنزین تمام کند و به جای بنزین زدن، آن را هل بدهید. هنگامی هم که دلیل آن را از شما می پرسند، می گویید آن قدر دیر شده که وقت بنزین زدن ندارید! بنابراین پر فعالیت و مشغله بودن شما را از کارتان عقب می اندازد و در نهایت نمی توانید کسب و کار موفقی داشته باشید.
-
ایده آل گرایی
امروزه همه می دانیم که ایده آل گرایی و کمال گرایی منجر به نابودی همه چیز می شود! برخی مدیران هم ایده آل گرا هستند و دوست دارند کارهایی را به کارمندان بسپارند که انجام آن ها واقعاً انرژی و زمان زیادی نیاز دارد. هنگامی که استراتژی و برنامه ریزی سختی انجام می دهند و کارمندان نمی توانند آن را انجام دهند، فکر می کنند که کارمندان مناسب نیستند و خودشان باید انجام دهند. این کار باعث می شود تا سیستم سازی در کسب و کار را فراموش کنند و خودشان هم برنامه ریزی کنند و هم دنبال اجرای آن باشند. در چنین شرایطی مشکل ایده آل گرایی است و باید آن را اصلاح کنید.
در واقع ایده آل گرایی باعث می شود تا نتوانید به درستی همه جوانب کار را بسنجید و تنها به فکر نتیجه باشید! در حالی که کارمندان باید مسیری نسبتاً هموار را طی کنند، نه مسیری که همه جای آن سربالایی و پر از چالش است. برای آن که بتوانید این مشکل را حل کنید، باید از توانایی کارمندان خود آگاه باشید و کارهایی را به آن ها بسپارید که می توانند انجام دهند. اگر هم انتظار داشته باشید که کارمندان هر چیزی که به آن ها می گویید را انجام دهند، در نهایت کارها همیشه به تعویق می افتد و اهمیت سیستم سازی را فراموش می کنید.
مدیران کسب و کار چگونه می توانند سیستم سازی کنند؟
برای سیستم سازی فقط تشکیل تیم اهمیت ندارد بلکه مسائل دیگری هم در بدست آوردن نتایج کلیدی تاثیرگذار هستند! در این بخش از مقاله می خواهیم به بررسی 3 مورد از مواردی که برای سیستم سازی باید به آن اهمیت بدهید، می پردازیم:
-
بهینه سازی افراد
یکی از قدم های مهمی که برای سیستم سازی باید به آن اهمیت بدهید، استخدام افراد است. شما باید افرادی را استخدام کنید که توانایی و دیدگاه خوبی داشته باشند! مثلاً افرادی که مهارت بالایی دارند و می توانند هنگام بروز چالش ها در کمترین زمان بهترین راه حل را پیدا کنند مناسب هستند. شمایی که به دنبال سیستم سازی برای کسب و کارتان هستید، باید وقت و انرژی کافی برای جذب افراد بگذارید! در غیر این صورت در ادامه مسیر مشکلاتی به وجود می آورد که وقت، انرژی و بودجه بسیار زیادی را از شما می گیرد که قطعاً شما هم حاضر نیستید چنین مسئله ای پیش بیاید.
-
بهینه سازی تجهیزات
یکی از مسائلی که در سیستم سازی کسب و کار اهمیت زیادی دارد، بهینه سازی تجهیزات است! هنگامی که شما تیم خود را بزرگ یا بروز می کنید، باید تجهیزات جدیدی فراهم کنید تا با فناوری و تکنولوژی جدید پیش بروید. به عنوان مثال دیگر استفاده از منابع انسانی بزرگ برای پاسخگویی به تماس مشتریان کار درستی نیست و بهتر است از سیستم تلفنی VOIP استفاده کنید. این کار باعث می شود تا گزارش های دقیقی داشته باشید و در منابع انسانی و بودجه خود هم صرفه جویی کنید. در بسیاری از بخش های کسب و کارتان باید به سمت فناوری و بهینه سازی تجهیزات قبلی بروید.
-
بهینه سازی دستورالعمل ها
یکی دیگر از مسائلی که باعث ضعیف شدن کسب و کارها می شود، بهینه نبودن دستورالعمل ها است. شما باید مشخص کنید که اعضای تیم چه دستورالعملی داشته باشند. مثلاً اگر در کاربران در مورد ضعیف بودن پاسخگویی پشتیبانی بپرسند، نمی توانید هر کدام یک پاسخ بدهید. بلکه باید تمام کارشناسان شما پاسخ یکسان داشته باشند تا مشتری قانع شود. بنابراین دستورالعمل ها اهمیت بسیار زیادی دارند و باید بتوانید به بهترین شکل ممکن پاسخ بدهید. سعی کنید این موارد را مکتوب کنید و در اختیار کارمندان قرار دهید! در این صورت همه از آن مطلع شده و نمی توانند سرپیچی کنند.
11 دلایل برای سیستم سازی کسب و کار
تا اینجای مقاله اطلاعات نسبتاً خوبی بدست آوردید اما هنوز با دلایل سیستم سازی به صورت کلی آشنا نشده اید! در این مقاله می خواهیم ببینیم که چرا باید سیستم سازی کرد و چه دلیلی برای آن وجود دارد. کافی است یک دلیل شما را قانع کند تا به سراغ آن بروید. پس ما در این بخش از مقاله به بررسی 11 مورد از دلایلی که باعث می شود تا شما تصمیم به سیستم سازی کسب و کارتان بپردازید، خواهیم پرداخت:
-
کار کمتر، سود بیشتر
تقریباً هیچ فردی وجود ندارد که نخواهد با کار کمتر، درآمد بیشتری داشته باشد! شما هم به عنوان یک کارفرما دوست دارید که کمتر کار کنید اما درآمد بیشتری داشته باشید؟ سیستم سازی همان چیزی است که به شما کمک می کند تا بتوانید با کار کمتر، سود بیشتری داشته باشید. اما مگر می شود که با کار کمتر سود بیشتری کسب کنیم؟ در واقع خودتان قرار نیست که کار کنید اما کارمندان شما سخت مشغول کار هستند. از مهم ترین مزایای سیستم سازی دقیقاً همین مسئله است که دیگران به جای شما کار می کنند و شما تنها وظیفه مدیریت را بر عهده دارید.
کافی است مواردی که در بالاتر مطرح کردیم را به بهترین شکل ممکن جلو ببرید و ببینید که چطور می توانید کمتر کار کنید و سود زیادی را کسب کنید. در واقع نباید فراموش کنید که منظور ما از کار کمتر، این است که خودتان کمتر کار کنید و بیشتر روی استراتژی کار کنید. این کار باعث می شود که فرصت زیادی برای تفکر داشته باشید و بتوانید هوشمندانه کار کنید و سود بیشتری ببرید.
-
واگذاری کارها و مسئولیت ها به کارمندان
یکی دیگر از دلایلی که باعث می شود تا سیستم سازی اهمیت زیادی داشته باشد، این است که دیگر نیازی نیست که خودتان کار کنید. در واقع با سیستم سازی می توانید تیم سازی خوبی انجام دهید و با کمک آن بتوانید کارها را به کارمندان و تیم های داخلی خود واگذاری کنید. در نهایت این تیم ها تلاش می کنند تا بتوانند کارها به جای شما انجام دهند! البته به جای انجام کارها حقوق می گیرند و در واقع وظیفه خود را انجام می دهند. پس واگذاری کارها به شما کمک می کند تا بتوانید فرصت آزاد بیشتری داشته باشید و روی جنبه های دیگر کسب و کارتان تمرکز کنید.
واگذاری کارها از وسواس شما کم می کند! برخی مدیران با این وسواس روبرو هستند که ممکن است بقیه افراد کار با کیفیتی انجام ندهند اما این مسئله درست نیست. در واقع اگر شما هنگام انتخاب تیم و کارمندان خود دقت کنید که بهترین ها را استخدام کنید، واگذاری کارها سخت نیست و وسواس شما تا حد زیادی کاهش پیدا می کند.
-
برون سپاری کارها به شرکت ها و افراد خارج از سازمان
یکی دیگر از مزایای سیستم سازی این است که شما می توانید کارهای داخل کسب و کارتان را برون سپاری کنید! اما این همان سپردن کارها به کارمندان نیست؟ خیر. گاهی اوقات شما می توانید کارهای خود را به افرادی که در شرکت شما نیستند، برون سپاری کنید. در واقع پروژه خود را به دیگران می سپارید و به راحتی در زمان خود صرفه جویی می کنید. این مسئله زمانی کاربران دارد که شما می خواهید برخی پروژه ها که همیشگی نیستند به برون سپاری کنید و بابت انجام آن تیمی استخدام نکنید.
در واقع پروژه هایی که هر از گاهی نیاز به انجام آن دارید، جزء این دسته هستند. بنابراین هنگامی که شما سیستم سازی انجام می دهید، همه این موارد را شامل می شود و می توانید برخی پروژه های خود را برون سپاری کنید. حتی گاهی اوقات تیمی برای آن دارید اما به هر دلیلی نظیر زیاد بودن پروژه ها آن را برون سپاری کنید که باز هم ایرادی نخواهد داشت.
-
آزاد شدن شما برای فکر کردن به مسائل مهم تر
فکر کردن مهم ترین مسئله برای رشد کسب و کارتان است! در بسیاری از مواقع فکر کردن باعث می شود تا مشکلی را حل کنید و راه حلی برای آن پیدا کنید. یکی از دلایلی که باعث می شود تا به سیستم سازی نیاز داشته باشید، این است که زمان شما آزادتر می شود. همچنین دغدغه های شما هم کمتر می شود و به راحتی می توانید به مسائل مهم تری فکر کنید. هر چقدر فکر، زمان و کارهایی که باید انجام دهید کمتر باشد، بیشتر می توانید به مسائل دیگر بپردازید و بهترین نتایج را بگیرید. فکر کردن در بسیاری از مواقع بیشتر از کارهای عملی پروژه را جلو می برد و به رشد کسب و کارتان کمک می کند.
-
خودکارسازی کارها و زمان بیشتر برای تفریح و استراحت
هر تیمی نیاز به استراحت و تفریح دارد و نمی توان این مسئله و اهمیت آن را نادیده گرفت! به خصوص که اگر کارآفرین هستید، باید به استراحت و تفریح خود اهمیت بدهید. زیرا در بسیاری از مواقع باید تصمیم درستی بگیرید و این تصمیم گیری به فکر آزاد شما بستگی دارد. گاهی اوقات کارآفرین ها ترجیح می دهند که فقط کار کنند و به سیستم سازی علاقه زیادی ندارند. این مسئله باعث می شود تا در بسیاری از مواقع فکر و زمان آن ها مشغول باشد و در نهایت نتوانند تصمیم درستی بگیرند. در حالی که با سیستم سازی شما می توانید بسیاری از کارها را خودکارسازی کنید و دیگر نیازی به زمان گذاشتن برای انجام آن ها نداشته باشید.
پس اگر می خواهید یک کارآفرین موفق باشید، باید به تفریح و استراحت خود اهمیت زیادی بدهید! در واقع نباید کار را بیش از حد انجام دهید تا به بخش های دیگر زندگی شما آسیب بزند. این کارها با سیستم سازی و خودکارسازی کارهای مختلف بستگی دارد.
-
برندسازی بیشتر با منسجم سازی کارها
با اهمیت برندسازی در کسب و کار آشنا هستید؟ برندسازی همان چیزی است که باعث می شود تا مشتریان تصمیم بگیرند از شما خرید کنند یا نه. در واقع بخش مهمی از تصمیم گیری کاربران به این موضوع بستگی دارد که برند شما چقدر شناخته شده است. همین مسئله باعث می شود تا یک فروشگاه اینترنتی تازه کار نسبت به برند دیجی کالا فروش کمتری داشته باشد! حتی اگر ترافیک آن ها برابر باشد، باز هم چون برند دیجی کالا با شهرت بیشتری روبرو است و در واقع برندسازی قوی تری داشته است، کاربر خرید خود را از دیجیتال کالا انجام دهد. یکی از مسائلی که سیستم سازی به آن کمک می کند، برندسازی است.
در واقع هنگامی که شما سیستم سازی انجام می دهید، کارها منظم تر و در کنار هم جلو می رود. هر چقدر کارهایی که باید انجام شود منظم تر باشد، شما به راحتی می توانید برندسازی بهتری انجام دهید. هر چقدر سیستم سازی قوی تر باشد، اقداماتی که باید انجام شود بر اساس دستورالعمل ها است و دیگری سلیقه ای یا پراکنده نیست. همین مسئله باعث می شود تا کارها بر اساس دستورالعمل جلو برود و در نهایت به برندسازی کسب و کارتان کمک زیادی کند.
-
کمتر شدن خطا و زیان مالی به دلیل حل ریشه ای مشکلات
یکی دیگر از مزایایی که سیستم سازی دارد، این است که مشکلات را به صورت ریشه ای حل می کند! اما حل مشکلات به صورت ریشه ای یعنی چه؟ در واقع به این معنی است مشکلات شما به صورت سیستمی و دستورالعمل هایی که در سیستم سازی قرار دارد حل می شود. هر چقدر خطاهایی که در یک تیم وجود دارد کمتر شود، نتیجه کسب و کارتان هم بهتر خواهد بود. همین مسئله باعث می شود تا سیستم سازی به دلیل آن که مشکلات را به صورت سیستمی حل می کند اهمیت بسیار زیادی پیدا کند.
یکی از مشکلاتی که کسب و کارها با آن روبر هستند، مشکل مالی است. سیستم سازی به شما کمک می کند تا مشکلات مالی شما کمتر شود! اما چطور؟ دلیل آن این است که در سیستم سازی دستورالعمل هایی مشخص می شود که هر تیم موظف است بدون در نظر گرفتن سلیقه خود و بر اساس آن، بهترین انتخاب را انجام دهد. همین مسئله باعث می شود تا زیان مالی تا حد زیادی کاهش پیدا کند و در نهایت بتوانید بهترین نتیجه را بگیرید. نه تنها در بخش مالی، بلکه در بخش های دیگر هم مشکلات به صورت ریشه ای حل می شوند و می توانید نتیجه خوبی بگیرد.
-
آسان تر شدن توسعه کسب و کار
یکی دیگر از اهداف کسب و کارها که تقریباً هر کسب و کاری به آن اهمیت می دهد، توسعه آن است. سیستم سازی در توسعه کسب و کارها کمک زیادی می کند اما چطور؟ سیستم سازی باعث می شود تا هر تیم بر اساس دستورالعمل ها کارهای خود را به صورت دقیق و منظم انجام دهد. یکی دیگر از مسائلی که در سیستم سازی مهم است، ارائه گزارش ها در بازه های زمانی مختلف است. حال اگر گزارش هایی که تیم باید رد کند، دقیق باشد که معمولاً هم با توجه به دستورالعمل ها همین اتفاق می افتد، به رشد کسب و کارتان کمک بیشتری خواهد کرد.
پس اگر به دنبال توسعه کسب و کارتان هستید، سیستم سازی را جدی بگیرید. در سیستم سازی شما تیم قوی انتخاب می کنید! در واقع تیمی که متشکل از اعضای با استعداد و با تجربه است و همین مسئله هم کمک زیادی به رشد و توسعه کسب و کارتان می کند. همچنین اگر در توسعه کسب و کارتان نیاز به افزایش قابلیت های کسب و کار داشته باشید، با توجه به بزرگ تر بودن تیم با کمک سیستم سازی این کار راحت تر انجام می شود.
-
ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی
یکی از مشکلاتی که برخی کارآفرین ها به دلیل عدم سیستم سازی با آن روبرو هستند، این است که مرزی میان زندگی شخصی و کاری آن ها وجود ندارد. مثلاً ممکن است در خانه نشسته باشند و ناگهان یادشان بیاید که فلان کار انجام نشده است. در این صورت دقیقاً زمانی که باید برای زندگی شخصی خود زمان بگذارند، به سراغ کار می روند. حال اگر آن کارآفرین خانواده ای هم تشکیل داده باشد، آن ها هم از چنین مسئله ای ناراضی هستند که در نهایت و به مرور زمان، زندگی شخصی فرد را تحت تاثیر قرار می دهد. بنابراین تعادل بین کار و زندگی اهمیت زیادی دارد.
هنگامی که شما سیستم سازی انجام می دهید، دیگر نگران تعادل کار و زندگی نیستید! چرا؟ چون با این کار، قرار نیست همه کارها را خودتان انجام دهید و معمول کارهایی که باید انجام دهید طراحی استراتژی و برنامه ریزی است. پس از آن، دیگر وظیفه شما نیست که آن را انجام دهید و ناگهان یادتان نمی افتد که فلان کار انجام نشده است. در این صورت با توجه به این که یک تیم مشخص قرار است آن کار را انجام دهد، دیگر نگرانش نیستید و کار راحت تر انجام می شود
-
رفع ابهامات میان کارمندان و بهره وری بیشتر
یکی از مشکلاتی که سازمان های بدون سیستم سازی با آن روبرو هستند، مشکلات زیادی بین کارمندان است. زیرا چنین سازمان هایی سیستم سازی نکرده اند و در واقع دستورالعمل مشخصی ندارد! پس چه چیزی در جلو رفتن کارها اهمیت پیدا می کند؟ سلیقه اعضای تیم. سلیقه اعضای تیم هم با یک دیگر یکی نیست و همین مسئله مشکلاتی را در میان تیم های سازمان شما به وجود می آورد. هر چقدر هم که این مشکلات بیشتر باشد، بهره وری کمتر شده و در نهایت باعث بروز مشکل برای کل سازمان می شود! دقیقاً همان چیزی که هیچ کارآفرینی دوست ندارد و ممکن است حتی انتظارش را هم نداشته باشد.
سیستم سازی به شما کمک می کند تا دستورالعمل های مشخصی برای کاربران داشته باشید! در این صورت است که شما به راحتی می توانید مشخص کنید که هر تیم چه کاری انجام دهد و دیگر نقش سلیقه پر رنگ نیست. با این کار به راحتی می توانید ابهامات را رفع کنید و کارها را به بهترین شکل ممکن جلو ببرید. البته نباید فراموش کنید دستورالعمل شما باید واقعی و به نحوی باشد که بتوانید به آن عمل کنید. در این صورت است که ابهامات میان کارمندان کمتر و بهره وری افزایش پیدا خواهد کرد.
-
طراحی شاخص های کلیدی عملکرد
یکی دیگر از مسائلی که در کارمندان اهمیت بسیار زیادی دارد، طراحی شاخص های کلیدی عملکرد یا همان KPI ها هستند. در واقع این شاخص ها برای آن که ببینید وضعیت کسب و کارتان چگونه است و قرار است به چه هدفی برسید، اهمیت زیادی دارند. با طراحی KPI در سیستم سازی می توانید یک قدم به هدف خود نزدیک تر شوید. در واقع شما باید بدانید که تیم شما دقیقاً چه کاری انجام می دهد و این کار چقدر می تواند شما را در نزدیک کردن به هدفتان کمک کند. پس همیشه این موارد را مشخص کنید و بر اساس بازه زمانی مشخص شده، نتیجه ای که تیم می گیرد را ارزیابی و حتی عیب یابی کنید. این کار کمک زیادی به رشد سازمان شما می کند
این 11 مورد از مهم ترین مواردی هستند که باعث می شود تا شما سیستم سازی را جدی بگیرید! تنها یک دلیل لازم است که شما سیستم سازی را شروع کنید و ما به بررسی تمام دلایل آن پرداختیم. تنها کافی است که یک دلیل از این موارد شما را قانع کند تا در اولین فرصت ممکن سیستم سازی را برای کسب و کارتان شروع کنید.
با سیستم سازی کسب و کارتان، به شماره یک بازار هدف تبدیل شوید!
همه ما آرزوهای بزرگی داریم و یکی از آرزوهایمان این است که کسب و کارمان به شماره یک بازار تبدیل شود! اما آیا به عنوان ارتش یک نفره می توانیم به شماره یک بازار هدف تبدیل شویم؟ قطعاً خیر. نیاز به سیستم سازی داریم. در واقع ما باید تیمی را در کنار خود تشکیل دهیم تا بتوانیم به رشد کسب و کارمان بپردازیم. تیم سازی بخشی از سیستم سازی و سیستم سازی مهم تر از تیم سازی است. در این مقاله به بررسی کامل سیستم سازی برای کسب و کار پرداختیم تا بتوانید از آن برای رشد کسب و کارتان استفاده کنید. اگر سوالی دارید، می توانید از طریق بخش نظرات مطرح کنید تا شما را به صورت کامل راهنمایی کنیم.
