برنامه OneNote مایکروسافت، ابزاری بسیار عالی و رایگان برای یادداشت برداری است. در بسیاری از موارد، یادداشت‌هایی که ما به وسیله‌ی این برنامه انجام می‌دهیم، شامل اطلاعات شخصی یا نکات مهمی هستند که نباید به دست دیگران بیفتند و از آن باخبر شوند.
این اطلاعات ممکن است رمز عبور، آدرس، اطلاعات مالی، نوشته‌های شخصی یا هر چیز دیگری باشند. به همین دلیل OneNote یک ابزار داخلی دارد که به وسیله‌ی آن می‌توانید از این اطلاعات محافظت کنید. در ادامه به این ویژگی خواهیم پرداخت و به شما آموزش می‌دهیم، چطور روی فایل‌های OneNote پسورد بگذارید.
نکاتی درباره بخش پسوردهای OneNote
محافظت اطلاعات به وسیله‌ی پسورد یا همان رمز عبور، ابتدا در سال 2010 روی OneNote قرار داده شد. در ابتدا مایکروسافت از سیستم رمز گذاری AES-128 در آفیس استفاده می‌کرد اما از سال 2013 به سیستم رمز گذاری AES-256 با الگوریتم هَش SHA-512 کوچ کرد تا امنیت بیشتری را برای اطلاعات کاربران خود به همراه بیاورد.
شما در OneNote تنها می‌توانید روی بخش‌هایی از دفترچه‌ها و نه خود دفترچه‌ها پسورد بگذارید. همچنین این را هم مد نظر داشته باشید که اگر پسورد خود را فراموش کنید، دیگر به اطلاعات مربوط به آن بخش دسترسی نخواهید داشت، پس اگر از آن دسته افراد هستید که پسورد خود را فراموش می‌کنید، حتما از برنامه‌های مدیریت پسورد برای این کار استفاده کنید.
نکته دیگر این است که بخش‌هایی که پسورد گذاری شده‌اند دیگر در جستجوی‌های OneNote نمایش داده نمی‌شوند. همچنین در لیست تگ‌ها نیز نمی‌آیند و به طور کلی نمی‌توانید با اطلاعات درونشان یا چیز دیگری آن را جستجو کنید بلکه باید مستقیما آن‌ها را پیدا و باز نمایید.
گذاشتن پسورد روی OneNote 2016 و نسخه‌های جدیدتر
برای این که روی بخشی که می‌خواهید پسورد بگذارید، باید آن را انتخاب کرده و سپس کلیک راست کنید و Password Protect This Section را انتخاب نمایید. حالا در پنل سمت راست که برایتان به نمایش در می‌آید روی Set Password بزنید.
پنجره‌ای با عنوان Password Protection برایتان به نمایش در می‌آید که باید در بخش بالایی پسورد را وارد کرده و در بخش پایینی دوباره آن را وارد کنید و سپس OK را بزنید.
در نظر داشته باشید که شما نمی‌توانید یک پسورد را برای بخشی خاص روی دستگاه‌های مختلف ست کنید.
قفل کردن و از قفل در آوردن بخش‌های پسوردگذاری شده
وقتی روی بخشی خاص از فایل خود در OneNote پسورد می‌گذارید، این بخش به صورت خودکار قفل نمی‌شود. به صورت پیش فرض، این پروسه 5 دقیقه طول کشیده و سپس بخشی که انتخاب کرده‌اید قفل خواهد شد. این زمان را می‌توان در تنظیمات تغییر داد که بعدا به آن می‌پردازیم.
برای قفل کردن آنی دوباره به پنل Password Protection بروید و روی گزینه‌ی Lock All بزنید یا این که کلیدهای Ctrl + Alt + L را با هم فشار دهید تا این کار انجام پذیرد. به این ترتیب تمامی بخش‌های رمز گذاری شده، قفل خواهند شد.
بخش‌های قفل گذاری شده با تیتر This section is password protected مشخص می‌شوند. برای این که قفل آن‌ها را باز کنید، روی همان نوشته کلیک کنید یا اینتر را بزنید و سپس در پنجره‌ای که باز می‌شود، پسورد را وارد کرده و روی OK کلیک نمایید.
تغییر پسورد بخش محافظت شده
برای این که پسوردی که روی بخش مورد نظر خود گذاشته‌اید را تغییر دهید، روی آن کلیک راست کرده و Password Protect This Section را انتخاب کنید. حالا در سمت راست روی Change Password زده و در پنجره‌ای که باز می‌شود، ابتدا رمز قدیمی و سپس دو بار رمز جدید را وارد کرده و در نهایت OK کنید.
پاک کردن پسورد بخش محافظت شده
اگر دیگر نیازی به گذاشتن پسورد روی محتوای مشخص شده ندارید، دوباره به پنل Password Protection رفته و این بار روی Remove Password بزنید. برای تایید باید رمزی که گذاشته بودید را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.
تنظیمات مربوط به بخش‌های پسوردگذاری شده
مهم‌ترین گزینه‌ای که در بخش تنظیمات برایتان فراهم است، تغییر زمان قفل شدن بخش‌های پسوردگذاری شده است. برای دسترسی به این بخش، در پایین پنل Remove Password روی لینک Password Options کلیک کنید.
همچنین می‌توانید به مسیر File > Options و در برگه‌ی Advanced در قسمت Passwords این تنظیمات را پیدا کنید.
حالا در مقابل Lock password-protected sections after I have not worked in them for the following amount of time زمان مورد نظر برای قفل شدن خودکار بخش‌های پسورد گذاری شده را انتخاب نمایید.
بخش Password Protect در ویندوز 10، 11 و مک
جدا از مسئله ظاهری، تفاوتی بین مشخصه‌های این پنل در نسخه‌های مختلف از 2016 به بعد وجود ندارد. البته یکی از تفاوت‌ها این است که شما وقتی روی بخش مورد نظر خود کلیک راست می‌کنید، زیر منویی در Password Protect می‌بینید که همان‌جا امکاناتی که در پنل مشاهده خواهید کرد، مثل قفل کردن آنی، تغییر رمز و … قرار داده شده است.
بخش Password Protect در آیپد
در آیپد وقتی جایی را برای پسورد گذاری انتخاب می‌کنید، یک چک مارک کنار نام آن بخش به وجود می‌آید که با زدن روی آیکون پدلاک، می‌توانید Protect This Section را انتخاب کنید.
حالا پنجره Password Protection برایتان به نمایش در می‌آید و می‌توانید پسورد مورد نظر خود را انتخاب کرده و در نهایت روی Done بزنید.
در همین مسیر امکان تغییر پسورد و همچنین پاک کردن پسورد را دارید.
بخش Password Protect در اندروید
در اندروید باید روی بخشی که می‌خواهید رمز گذاری کنید، لمس طولانی کرده و سپس روی آیکون More یا همان سه نقطه بزنید و Protect Section بزنید.
در این‌جا هم می‌توانید از اثر انگشت استفاده کنید و هم پسورد عدد و حروف بگذارید.
