امروزه با بزرگ شدن شرکت‌ها و سازمان‌ها، مدیران برای برنامه‌ریزی منابع و مدیریت بهتر از نرم‌افزارهای مختلفی استفاده می‌کنند تا آسان‌تر و با صرف زمان کمتری بتوانند تحلیل‌های دقیق‌تری از وضعیت سازمان خود داشته باشند. در چنین مواقعی به کارگیری یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان برای مدیریت یکپارچه و اتوماتیک فرایندهای سازمان اهمیت بسیاری پیدا می‌کند. به همین دلیل می‌خواهیم در این متن کمی درباره ERP بخوانیم و به مزایا و ویژگی‌های آن اشاره کنیم.
تاریخچه‌ای از ERP
قبل از هر چیز بهتر است بگوییم ERP مخفف Enterprise resource planning به معنی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است. حال این منابع می‌تواند نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی یا هر چیز دیگری که سازمان در اختیار دارد، باشد. این مفهوم از سال ۱۹۶۰ ایجاد شد که به جهت افزایش درآمد و تقویت کسب و کار وجود آمد و در سال ۱۹۷۲ چند نفر برای تکمیل این فرایند از IBM خارج شدند و شرکت SAP را تاسیس کردند. در سال ۱۹۹۵ اینترنت باعث تغییراتی اساسی در زمینه ERP شد و تا سال ۲۰۰۰ تبادل الکترونیک اطلاعات ساده‌تر پیش رفت. از سال‌ها قبل شرکت‌های تولیدی همواره به دنبال بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها بوده‌اند. صنایع تولیدی مختلفی از جمله صنایع خودروسازی، کالاهای مصرفی، شیمیایی و داروسازی سیستم ERP را توانسته‌اند کاملا موفقیت‌آمیز پیاده‌سازی کنند.
ویژگی‌ها و مزیت‌های اصلیERP
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان یک بسته نرمافزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان‌نگر، ماژولار، استاندارد است که شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، از پیش طراحی شده، آماده راه‌اندازی و قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. یکی از ویژگی‌های این نرم‌افزار پایگاه داده اشتراکی آن می‌باشد. به این صورت که پایگاه داده، مجموعه‌ای جامع از اطلاعات برای مدیریت فرایند کسب و کارها همچون حسابداری، مدیریت مالی، تولید، سفارشات و منابع انسانی است. در واقع این سیستم راه حلی مناسب، انعطاف‌پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور ارایه می‌دهد که برای سازمان‌ها بسیار کاربردی و موثر است. در تعریفی دیگر می‌توان ERP را یک راه‌حل نرمافزاری دانست که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرمافزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.
اگر بخواهیم ویژگی‌های مهم را برشماریم، می‌توانیم آنها را به صورت زیر بازگو کنیم:
کاهش هزینه:
استفاده از سیستم ERP به کاهش هزینه‌ها می‌انجامد. به این صورت که با ساده‌تر کردن فرآیندهای پیچیده کاری یک سازمان، در زمانی که گاهی به شکل دستی صرف انجام برخی از کارها می‌شده است صرفه‌جویی می‌شود. همچنین این سیستم کمک می‌کنند تا فرآیندهای اضافه حذف و عملکرد بخش‌های مختلف کسب‌وکار یکپارچه شود. به همین خاطر از اتلاف وقت کارکنان برای انجام کارهای تکراری و بدون برنامه‌ریزی جلوگیری و باعث بهبود کیفیت می‌شود. موثرترین بخش وارد کردن این سیستم‌ها به سازمان این است که با انتخاب یک سیستم ابری، سرویس‌دهنده وظیفه تجهیز و مدیریت زیرساخت‌ها، بهینه‌سازی و به‌روزرسانی آن را برعهده خواهد داشت و این موضوع کمک می‌کند تا مسئولیت‌های پرسنل بخش IT سازمان کاهش یابد.
خلق فرصت‌ها:
استفاده از سیستم ERP باعث افزایش درآمد سازمان می‌شود. به کمک این سیستم تیم‌های مختلف کاری در سازمان با سرعت بیشتری پاسخگوی درخواست‌های مشتریان خواهند بود و با افزایش دقت پردازش سفارش‌ها و زمان تحویل آنها، رضایت مشتری جلب شده و فروش بالا می‌رود. شرکت خدمات خود را ارایه می‌کند و نتیجه مطلوبی می‌گیرد و فرصت‌های جدیدی پیش راه آینده سازمان قرار می‌گیرد.
بهبود کسب و کار:
از مزایای دیگر این سیستم، بهبود کسب‌وکار از طریق سرعت بخشیدن به همکاری در بخش‌های مختلف سازمان است. ایجاد اتوماسیون و فراهم آوردن داده‌ها در لحظه به جای جمع‌آوری دستی اطلاعات یکی از سودآورترین ویژگی‌های ERP است.
تجارت الکترونیک:
در تجارت الکترونیک دپارتمان‌های IT ، معمولا دو نوع دسترسی به این سیستم‌ها، یکی برای مشتریان و دیگری برای تأمین‌کنندگان می‌سازند. در این دو بخش اطلاعات متفاوتی از یکدیگر از سیستم ERP دریافت می‌کنند. مشتریان وضعیت سفارشات خود و اطلاعات پرداختشان و تأمین‌کنندگان موارد لازم برای تامین نیازهای مشتریان را از سیستم می‌خواهند.
در مجموع پیاده‌سازی ERP در شرکت‌ها باعث می‌شود تا آنها بتوانند علاوه بر مدیریت منابع، کالای خود را به موقع از انبار به مشتری تحویل دهند. برنامه‌ریزی تولید را بهبود می‌بخشد و در نهایت به فروش بیشتر و کسب درآمد روز افزون می‌انجامد.