آموزش ورد، نحوه ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری اسناد

وقتی سند جدیدی را در ورد ایجاد می‌کنید باید بتوانید آن را ذخیره و یا اشتراک‌گذاری کنید تا بعدا بتوانید به آن دسترسی داشته باشید یا اینکه عملا بشود آن را ارائه کرد. شما می‌توانید همانند نسخه‌های قبلی ورد آن را در کامپیوتر ذخیره کنید و یا در صورت تمایل از سیستم ذخیره‌سازی وان‌درایو استفاده نموده و همیشه و همه جا در دسترس داشته باشید.

برای آموزش جامع و یادگیری گام به گام فضای ورد و کار با آن مطالب قبلی را مطالعه نمایید:

• آموزش ورد، آشنایی اولیه با محیط برنامه
• آموزش ورد ، ایجاد سند جدید

Save و Save As

ورد به دو روش Save و Save As به شما امکان ذخیره اسناد را می‌دهد. این دو روش مشابه هم عمل می‌کند و تنها در چند نکته با هم تفاوت دارند.

Save: وقتی سندی را ایجاد و یا ویرایش می‌کنید از دستور Save برای ذخیره تغییرات استفاده می‌کنید. در حقیقت این دستوری‌ست که در اغلب مواقع از آن بهره می‌برید. وقتی بار اول می‌خواهید سندی را ذخیره کنید تنها کاری که باید انجام دهید اینست که اسم و آدرس را وارد کنید تا سند با همان اسم در محل انتخابی ذخیره شود.

Save As: در حقیقت این دستور زمانی استفاده می‌شود که می‌‌خواهید از فایل یک کپی در جای دیگر یا با اسم دیگر ایجاد کنید.

وان‌درایو

اکثر سرویس‌های مایکروسافت مانند ورد، برای ذخیره‌سازی و دسترسی آنلاین امکان اتصال به وان‌درایو را دارند. اگر می‌خواهید فایل‌تان را در وان‌درایو ذخیره کنید لازم است در ابتدا با حساب مایکروسافت وارد شوید.

مطالب بیشتر در مورد سرویس ذخیره سازی ابری وان درایو را در لینک‌ زیر مطالعه کنید.

• چطور OneDrive را از روی ویندوز ۱۰ خود حذف کنیم

ذخیره سند

ذخیره سند تازه ایجاد شده و یا ویرایش شده اهمیت زیادی دارد.ذخیره در حین کار می‌تواند اطلاعات شما را از خطر از بین رفتن هم مصون بدارد و به علاوه شما باید بتوانید جایی که سند را در آن ذخیره کرده‌اید، پیدا کنید.

•  شما می‌توانید از نوار ابزار دسترسی سریع دستور Save را انتخاب کنید.

•  اگر برای بار اول است که فایل را ذخیره می‌کنید، پنجره Save As در Backstage view ظاهر خواهد شد.
•  سپس باید محل ذخیره سند را انتخاب کنید و اسمی به آن بدهید. بر روی Browse کلیک کنید و آدرسی در کامپیوتر به آن بدهید. به علاوه شما می‌توانید برای ذخیره در وان‌درایو بر روی گزینه OneDrive نیز کلیک کنید.

•  پنجره Save As ظاهر خواهد شد. مکان مورد نظر خود را برای ذخیره سند انتخاب کنید.
•  هر اسمی که می‌خواهید به فایل بدهید و بر روی گزینه Save کلیک کنید.

•  حالا سند شما ذخیره شده است. در ادامه اگر تغییرات دیگری در سندتان ایجاد کردید تنها کافیست Save را انتخاب کنید.

نکته: شما می‌توانید با گرفتن همزمان دکمه‌های Ctrl + S به فرمان Save دسترسی داشته باشید.

استفاده از Save As برای ذخیره در جایی جدید یا فرمتی جدید

اگر می‌خواهید بدون تغییر در سند اصلی نوع دیگری از آن را ذخیره کنید، می‌توانید یک کپی از سندتان ایجاد کنید. به عنوان مثال شما فایلی به نام آمار فرروش دارید، می‌توانید نسخه جدیدی از آن را به آمار فروش۲ ایجاد کنید تا بتوانید ضمن ویرایش سند دوم، به نسخه اولیه نیز مراجعه کنید.

برای این کار بر روی دستور Save As در Backstage view کلیک کنید. حالا همان کاری که در ایجاد سند برای بار اول انجام می‌دهید را با مراحل تعیین محل ذخیره و دادن اسم، در اینجا نیز تکرار کنید.

تغییر محل ذخیره‌سازی پیش‌فرض

شاید به طور پیش‌فرض محل ذخیره‌سازی شما بر روی وان‌درایو تنظیم شده باشد اما شما بخواهید فایل را در کامپیوترتان ذخیره کنید. در چنین شرایطی می‌توانید مکان ذخیره پیش‌فرض را تغییر دهید تا این رایانه به طور پیش‌فرض انتخاب شود.

•  بر روی زبانه File برای دسترسی به Backstage view کلیک کنید.

•  بر روی Options کلیک کنید.

•  پنجره Word Options ظاهر خواهد شد. از سمت چپ Save را انتخاب کنید و بعد گزینه Save to Computer by default را مارک کنید، سپس OK را انتخاب کنید. حالا محل ذخیره‌سازی پیش‌فرض تغییر کرده است.

ویژگی AutoRecover

ورد این ویژگی را دارد که هنگام کار شما بر روی اسناد، تغییرات را در پوشه‌ای موقت نگه می‌دارد تا اگر یادتان رفت ویرایش جدید را ذخیره کنید و یا ناگهانی مشکلی برای سند پیش بیاید، بتوانید با AutoRecover فایل را برگردانید.

استفاده از AutoRecover

1.  فایل را باز کنید. اگر نسخه‌های ذخیره شده یک فایل پیدا شوند، پنجره Document Recovery در سمت چپ ظاهر می‌شود.
2.  برای باز کردن فایل قابل دسترسی کلیک کنید. فایل شما بازیابی خواهد شد.

نکته: به صورت پیش‌فرض ورد هر ۱۰ دقیقه یکبار از سند بک‌آپ می‌گیرد بنابراین اگر زیر ۱۰ دقیقه اتفاقی بیوفتد ممکن است تغییرات شما از دست بروند.

نکته: اگر فایل مورد نیاز را نمی‌بینید، می‌توانید تمام فایل‌های ذخیره‌ خودکار را از Backstage view بررسی کنید. بر روی زبانه File کلیک کنید. سپس گزینه Manage Versions را انتخاب کنید و بعد بر روی Recover Unsaved Documents کلیک کنید.

ذخیره کردن اسناد

به طور پیش‌فرض، اسناد ورد در فرمت فایل docx ذخیره می‌شوند. با این حال، ممکن است زمانی پیش بیاید که شما نیاز داشته باشید از نوع دیگر فایل‌ها، مانند یک سند PDF یا ورد ۲۰۰۳ استفاده کنید. شما می‌توانید به راحتی فایل‌تان به انواع دیگری صادر کنید.

ذخیره کردن سند به صورت فایل PDF

ذخیره سند به عنوان یک فایل Adobe Acrobat، که معمولا به عنوان PDF شناخته می‌شود، می‌تواند برای اشتراک‌گذاری بین افرادی که برنامه ورد را ندارند مفید باشد. این فایل به شما امکان این را می‌دهد که بتوانید اسناد ورد را بابقیه به اشتراک بگذارید بدون آن که بتوانند محتوای آن را تغییر دهند. به طور کلی ذخیره سند به صورت فایل PDF یکی از مهمترین کارهایی است که حتما باید آن را بدانید چون کاربردهای فراوانی دارد.

•  برای دسترسی به Backstage view بر روی زبانه File کلیک کنید. حالا Export را انتخاب کنید و بعد Create PDF/XPS را انتخاب کنید.

•  پنجره Save As ظاهر خواهد شد. محل مورد نظر را انتخاب کنید تا بتوانید سند را صادر کنید، و بعدنام فایل را وارد کنید، سپس روی Publish کلیک کنید.

نکته: به علاوه اگر نیاز به ویرایش فایل PDF داشته باشید، ورد به شما این امکان را می‌دهد که یک فایل PDF را به سندی قابل ویرایش تبدیل کنید.

ذخیره کردن فایل در دیگر فرمت‌ها

گاهی ممکن است در شرایطی قرار بگیرید که مجبور شوید با فرمت‌های قدیمی‌تری مثل Word 97-2003 برای اشتراک‌گذاری با دیگران که از نسخه‌های قدیمی استفاده می‌کنند، کار کنید. یا بخواهید فایل را به صورت .txt به اشتراک بگذارید.

•  برای دسترسی به Backstage view بر روی زبانه File کلیک کنید، بعد Export را انتخاب کنید. در نهایت بر روی گزینه Change File Type کلیک کنید.

•  فرمت مورد نظر را انتخاب کرده و بعد روی  Save As کلیک کنید.

•  پنجره Save As باز خواهد شد. مانند تمام موارد قبلی آدرس و نام فایل را وارد کنید و گزینه Save را بزنید.

نکته: شما می‌توانید فرمت انتخابی فایل را از منوی کشویی Save as type در همین پنجره انتخاب کنید.

اشتراک‌گذاری اسناد

در حال حاظر اشتراک‌گذاری اسناد ورد کاری بسیار آسان است. شما می‌توانید این کار را به راحتی از طریق سرویس وان‌درایو انجام دهید در حالی که در گذشته باید آن را به عنوان فایل پیوست در ایمیل بارگذاری می‌کردید. وقتی این کار را می‌کنید، به دیگران اجازه می‌دهید که دقیقا به نسخه‌ای از سند شما دسترسی داشته باشند.

نکته:  برای به اشتراک گذاشتن یک سند، ابتدا باید آن را در OneDrive خود ذخیره کنید.

برای اشتراک‌گذاری:

•  برای دسترسی به Backstage view بر روی زبانه File کلیک کنید، بعد Share را انتخاب کنید.

•  پنجره Share ظاهر خواهد شد.