اکسل یکی از کاربردی‌ترین محصولات مایکروسافت، برنامه‌ای برای محاسبات ریاضی، آماری، متنی و ترسیم نمودار به شمار می‌رود. مایکروسافت اکسل چند ویژگی مختلف برای انجام عملیاتی همچون محاسبات عددی، جداول محوری و رسم نمودارها فراهم می کند. اکسل زمانی مفید است که بخواهیم داده‌های عددی را ثبت، تحلیل و ذخیره کنیم. حال ممکن است این داده‌ها، هزینه‌های روزانه باشد و یا ورودی‌های بسیاری که نیاز به معادلات پیچیده و فرمول‌نویسی دارد. برای استفاده از اکسل به عنوان ابزاری برای تجزیه و تحلیل اطلاعات در این متن ترفندهایی را بازگو می‌کنیم که امور روزمره را برای شما آسان‌تر کند.
جمع زدن سریع اعداد به کمک کیبورد
یکی از راحت‌ترین و کاربردی‌ترین کارهایی که ما در نرم‌افزارهای کامپیوتری می‌توانیم یاد بگیریم و انجام دهیم، استفاده از کیبورد برای کوتاه کردن مسیرهاست. در اکسل هم چنین چیزی صدق می‌کند. ممکن است برای انجام کاری، گزینه مورد نظر را در نوار بالا پیدا نکنید و یا ندانید که از کدام منو می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید. به همین دلیل برای شما زمان‌بر می‌شود. در این حالت شما برای جمع زدن سریع داده‌های خود کافی است که در انتهای یک سطر یا ستون، سلولی را انتخاب کنید و با زدن کلید = و ALT نهایتا با نمایش تابع SUM به شما، آنها را با هم جمع می‌کند.
نمایش فرمول‌ها
در کار با نرم افزار اکسل ممکن است بخواهید فرمول به کار رفته در یک شیت را مشاهده کنید. در این صورت با زدن هم زمان کلیدهای ` در سمت چپ عدد ۱ و CTRL ، حالت شیت اکسل عوض شده و همه فرمول‌ها به شما نمایش داده می‌شود. اگر همین دو کلید را دوباره بزنید، شیت به حالت عادی برمی‌گردد.
کپی کردن فرمول یک ستون از یک لیست
اگر لیستی دارید که می‌خواهید فرمول آن را در سایر سطرها یا ستون‌ها کپی کنید، راه ساده‌ای دارد. کافی است که ستون مورد نظر را انتخاب کرده و روی نقطه کوچک مربع شکلی که به نام Fill Handle در یک سلول وجود دارد، دابل کلیک کنید. لازم است برای انجام این کار، ستونی که در کنار فرمول مورد نظرتان است، پر از داده باشد. چرا که اگر این ستون خالی باشد، به این دلیل که اکسل نمی‌فهمد که چه مقدار ستون را در نظر دارید که کپی کنید، این کار انجام نمی‌شود.
جابجا شدن سریع ما بین شیت‌ها
ممکن است در یک فایل اکسل، چندین شیت داشته باشید که نیاز باشد از هر کدام اطلاعاتی بردارید یا بخوانید. به این منظور می‌توانید به راحتی با فشار دادن دکمه‌های Ctrl + PageUP و Ctrl + pageDown بین شیت های اکسل جابجا شوید. بدون اینکه با موس یک به یک هر کدام را کلیک کنید. کار کردن با کیبورد در بسیاری از مواقع به کار شما سرعت می‌بخشد و در زمانتان صرفه‌جویی می‌شود.
جابجا شدن سریع میان فایل‌های اکسل
گاهی سبک کاری شما به این صورت است که داده‌های خود را در فایل‌های مختلفی ذخیره کرده‌اید. در این حالت اگر بخواهید میان چند صفحه مختلف باز شده اکسل جابجا شوید، انجام این کار با موس کسل‌کننده خواهد بود و شاید در ورود یا تغییر اطلاعات هم اشتباهی صورت بگیرد. برای تسریع کار و دقت عمل بیشتر می‌توانید از گرفتن همزمان دکمه‌های ctrl و tab در کیبورد استفاده کنید.
منوی میانبر
همان طور که در یک فایل اکسل مشاهده می‌کنید، به صورت دیفالت سه میانبر ذخیره کردن، باطل کردن نوشتار و به عقب گرداندن متن و تکرار متن قبلی وجود دارد. اما شما می‌توانید آیکون‌های میانبر دیگری را هم به این منوبار اضافه کنید. برای این کار لازم است از طریق منوی فایل File به Options بروید و سپس Quick Access Toolbar را انتخاب کنید. پس از آن گزینه مورد نظرتان را مثل کپی copyاز ستون چپی به راستی اضافه کرده و تغییرات خود را ذخیره کنید. خواهید دید که گزینه جدید به منوبار بالا اضافه شده است.
شکستن خطوط متن در یک سلول
گاهی اوقات پیش می‌آید که متن داده شما طولانی باشد و بخواهید همگی در یک سلول جا شود. به طوری که پس از تمام شدن فضای یک خط به خط بعدی برود و منظم نمایش داده شود. اگر در حال تایپ یک متن هستید، می‌توانید با نگه داشته دکمه Alt و زدن Enter به خطر بعدی در همان سلول بروید. اما اگر متن را پشت سر هم نوشته‌اید و می‌خواهید مرتب دیده شود و از سلول بیرون نزند از تب Home گزینه Wrap Text option را انتخاب کنید.