خیلی‌ها اکسل را برنامه‌ای پیچیده می‌دانند، دلیل اصلی آن نیز ساختار خاص اکسل است. اما برای مدتی که از آن استفاده کنید، متوجه سادگی این برنامه خواهید شد. با این حال اشتباهات رایجی وجود دارد که خیلی از افراد تازه‌کار یا حتی کاربران قدیمی در اکسل مرتکب می‌شوند. اشتباهاتی که در نوشته امروز به آن‌ها اشاره می کنیم و البته راه حل‌هایی برای اجتناب از انجامشان را نیز ارائه کرده ایم.
ادغام سلولها
شاید برایتان عجیب باشد اما ادغام یا همان مرج کردن سلولها راه حل مناسبی برای پوشاندن یک ردیف نیست، آن هم وقتی که اطلاعات مندرج در ستون‌های مختلف اهمیت دارد.
در این موارد، وقتی بخواهید عملکردی را روی شیت به انجام برسانید، به خاطر یکسان نبودن سلولها، به مشکل بر خواهید خورد.
همچنین شما در زمان پیست کردن اطلاعات از ردیف‌هایی که ادغام نشده در سلول مورد نظر نیز به مشکل برخواهید خورد.
راه حل این مسئله چیست؟ ردیف مورد نظر را انتخاب کرده و سپس روی آیکون مشخص شده در عکس زیر بنزید.
منو باز شونده‌ای که در عکس زیر مشخص کرده‌ایم را باز کرده و سپس Center Across Selection را انتخاب نمایید. در نهاید روی OK کلیک کنید.
حالا می‌بینید که اگر نوشته‌ای را تایپ کنید، آن نوشته در مرکز ردیف قرار می‌گیرد، انگار که ادغام شده اما در واقع، ساختار کلی ردیف دست نخورده می‌ماند.
- نکته مهم: Center Across Selection تنها در ردیف کاربرد داشته و نمی‌توان از آن در ستون استفاده کرد.
رنگ بندی جدول به صورت دستی
یکی دیگر از اشتباهات بزرگ در اکسل، ساخت جدول به صورت دستی است. برای مثال در شیت زیر، می‌بینید که جدول و رنگ بندی آن به صورت دستی وارد شده و وقتی ردیفی را اضافه می‌کنید، تمام ساختار رنگی آن به هم می‌ریزد و باید همه‌ی کارها را دوباره انجام دهید.
همچنین اگر ترتیب نمایش ردیف‌ها را تغییر دهید، باز هم رنگ‌های جدول به هم می‌ریزد.
چطور می‌توان از این مشکل جلوگیری کرد؟ خیلی ساده است، همیشه رنگ‌بندی یا هم فرمت جداول را به صورت خودکار تنظیم کنید. برای این کار در صفحه Home روی Format As Table را زده و رنگ بندی مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
بهتر است در زمان ساخت جدول در پنجره Create Table، گزینه‌ی My Table Has Headers را فعال کنید تا اکسل بداند که شما یک ردیف برای تیترها دارید.
همچنین در برگه Table Design اسمی برای جدول خود انتخاب کنید تا در فرمول‌ها بتوانید به راحتی بین گزینه‌ها به جدول مورد نظر خود بروید.
داشتن ردیف یا ستون خالی
شاید باورش برای کاربران حرفه‌ای سخت باشد، اما تعداد بسیار زیادی از کاربران اکسل، در اسناد خود، ردیف‌ها و ستون‌های خالی دارند و فکر می‌کنند با این کار، سند شیک‌تر و منظم‌تری دارند.
با توجه به این که اکسل، حاشیه‌ی مورد نظر شما را در ردیف‌ها قرار می‌دهد و نیازی به این کار نیست، شما در زمان انجام فرمول‌های مختلف یا حتی در زمان پرینت با این ستون‌ها و ردیف‌ها دچار مشکل خواهید شد.
برای پاک کردن این ردیف‌ها، کافی‌ست روی یکی از سلولها کلیک راست کرده و Delete را انتخاب کنید.
البته اگر تعداد زیادی ردیف‌های خالی دارید، می‌توانید از عملکرد Table Design استفاده کنید. به سمت راست شیت اسکرول کنید تا به سلول خالی برسید. سپس عبارت زیر را تایپ کرده و اینتر بزنید
=COUNTA(
حالا AutoFill را کشیده و تا پایین جایی که اطلاعات وارد شده بکشید.
حالا ستونی که COUNTA را در آن قرار داده را به صورت کامل انتخا کنید، به Sort And Filter رفته و سپس Sort Smallest To Largest را انتخاب کنید.
پیغامی نمایش داده می‌شود که شما باید گزینه‌ی Sort Smallest To Largest را انتخاب کرده و سپس Sort را انتخاب کنید.
حالا می‌توانید تمامی ردیف‌های خالی را مشاهده کنید و با انتخاب همه و کلیک راست و زدن روی Delete همه را یکباره پاک کنید.
در نهایت ستون COUNTA را پاک کنید.
تایپ کردن تابع Sequence به صورت دستی
جدا از زمان بر بودن پر کردن اطلاعات به صورت دستی، ایرادات تایپی ممکن است کل شیت شما را دچار مشکل کند
به همین دلیل بهتر است از تابع Sequence برای این کار استفاده کنید. AutoFill می‌توانید با توجه به توالی سلولها، دیگر سلولها را برایتان پر کند.
قفل نکردن سلولها و یا استفاده نکردن از اعتبار سنجی داده‌ها
اکسل برای ساخت اسپردشیت و اشتراک گذاری آن با دیگر کاربران، بهترین برنامه به حساب می‌آید. اما اگر آن را با کسانی به اشتراک می‌گذارید که سابقه خوبی در اضافه کردن اطلاعات به درستی ندارند، بهتر است که سلولهای حیاتی و مهم را قفل کنید. یا این که از سیستم اعتبار سنجی داده‌ها استفاده کنید.
برای مثال، سلولهای زیر را در نظر بگیرید. آن‌ها را ابتدا انتخاب می‌کنید، سپس روی Data Validation زده و Data Validation را انتخاب کنید.
در این جا می‌توانید، اطلاعاتی که کاربران امکان وارد کردن در سلولها را دارند کنترل کنید. برای مثال، عددی که وارد می‌کنند بین چه اعدادی باشد یا این که محدودیت‌های دیگری را در اضافه کردن اطلاعات برایشان در نظر بگیرید.
همچنین شما می‌توانید، سلولها را قفل کرده تا در آن‌ها اطلاعات جدیدی وارد نشود. برای این کار کافی است روی سلولها کلیک راست کنید و به Format Cells بروید.
به برگه Protection رفته و از آن‌جا گزینه‌ی Locked را انتخاب کرده و OK کنید.
