یک سازمان برای پیشرفت و ماندگاری در عرصه کسب و کار خود لازم است از نرم‌افزارها و سیستم‌های هوشمندی استفاده کند تا در مسیری بماند که توان رقابت با دیگر شرکت‌های همکار خود را داشته باشد. به همین منظور با توضیحی مختصر درباره نحوه پیاده‌سازی هوش تجاری در یک سازمان، کاربرد، مزایا و معایبش سعی می‌کنیم شما را با این سیستم آشناتر کنیم.
توضیحی مختصر درباره سیستم هوش تجاری BI
در یک سیستم هوش تجاری، نحوه جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات از اهمیت بسیاری برخوردار است. به طوری که لازم است همه داده‌ها به درستی در اختیار این سیستم هوشمند قرار داده شوند تا بتواند به پیش‌بینی، بررسی اطلاعات و مقدار سود و ضرر وارد شده به سازمان مورد نظر بپردازد. برای این کار، قبل از هر چیز لازم است یک پایگاه ذخیره سازی برای اطلاعات موجود و داده‌هایی که در حال تولید هستند، راه‌اندازی شود. پس از آن امکان ارتباط تمام بخش‌های سازمان، با این پایگاه داده برقرار شود تا بتوانند با یکدیگر تعامل پیدا کنند. به این معنی که داده‌های همه بخش‌ها برای افراد قابل دسترس است و در ضمن به درستی از آنها نگهداری می‌شود. پس از این مرحله دسترسی مدیران به گزارش‌ها، تعیین، طراحی و پیاده‌سازی می‌شود. پس از پیاده‌سازی و رفع خطاهای احتمالی در دوره آزمایشی، در مرحله آخر اطلاعات سیستم همواره به روز رسانی شده و یک مدیر می‌تواند در هر جا و هر زمان به صورت آنلاین، گزارش‌های سیستم هوش تجاری را مشاهده کند.
ابزارهای کاربردی در هوش تجاری
در یک سیستم هوش تجاری برنامه‌های بسیاری برای تجزیه و تحلیل اطلاعات و ارائه گزارش‌های سازمانی به صورت آنلاین وجود دارد. آنها به صورت ابزارهایی دیده می‌شوند که بر پایه تکنولوژی OLAP اختصار کلمه On-Line Analytical Processing توسعه داده شده‌اند. در سال‌های اخیر شرکت‌های مختلفی تلاش می‌کنند تا بهترین محصول را برای این منظور به بازار عرضه کنند. به طور مثال ابزار گزارش‌دهی سیستم هوش تجاری، می‌تواند به صورت یک ابزار SAP Crystal Reports باشد و یا در بسته‌های سیستم ERP وارد یک سازمان شود. برای طراحی جدول‌ها و نمودارها از ابزار تجسم داده‌ها استفاده می‌شود. علاوه بر این سیستم BI از فرم‌های پیشرفته‌ای همچون فرم‌های داده‌کاوی و آمار نیز پشتیبانی می‌کند.
مزایای سیستم هوش تجاری
سیستم هوش تجاری مزایای زیادی برای مشاغل و کسب و کارها دارد. به غیر از مزیتی که می‌توان انواع داده‌های یک سازمان را توسط هوش تجاری به سیستم وارد و یکپارچه کرد و مشخص نمود که آنها بر چه اساسی طبقه‌بندی و نمایش داده شوند، به بررسی و معرفی مزایای دیگر آن هم خواهیم پرداخت.
- افزایش بهره‌وری در یک سازمان: هوش تجاری عوامل مختلف را برای کاهش ضرر و افزایش سوددهی بررسی و راهکارهای لازم برای کارایی بالاتر سازمان ارائه می‌دهد.
- تصمیم گیری بهتر: با توجه به اینکه نتایج تجزیه و تحلیل داده‌ها به صورت جداول و نمودار، آنلاین در اختیار مدیران قرار می‌گیرد، به راحتی می‌توانند تصمیمات سریع و هوشمندانه‌ای بگیرند.
- کاهش هزینه: یک سازمان می‌تواند توسط سیستم هوش تجاری، هزینه‌های اضافی را کاهش دهد و جمع‌آوری، آنالیز و دسته‌بندی اطلاعات را با دقت و سرعت بالاتری انجام دهد.
- گزارش‌دهی مداوم: یکی از علاقه‌مندی‌های مدیران شرکت‌ها گزارش‌گیری دایم از مدیران پایه جهت به روز بودن و تصمیم‌گیری درست است. انجام این کار همیشه برای هر دو طرف طاقت‌فرسا و زمان‌بر بوده است. در صورتی که هوش تجاری این امکان را برای مدیریت مطلوب و کارآمد با گزارش‌دهی سریع و آنلاین در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد.
- رقابت با مشاغل مشابه: به هنگامی که بتوانید با تحلیل اطلاعات سازمان خود، پیش‌بینی درستی از میزان تولید و فروش داشته باشید، این موضوع باعث پیشرفت کسب و کار شما و در نتیجه بهبود وضعیت سازمان نسبت به رقبا خواهد شد.
- چگونه یک سیستم ERP مناسب انتخاب کنیم؟
معایب سیستم هوش تجاری
با وجود اینکه هوش تجاری مزایای زیادی دارد، می‌توان گفت هر سیستمی معایب خودش را هم دارد که قبل از اقدام به پیاده‌سازی باید همه جوانب را سنجید تا با شکست روبه‌رو نشود.
- اطلاعات نادرست و ناکافی: در صورتی که در آغاز انجام پروژه، اطلاعات ناکافی یا نادرست به سیستم داده شود، محاسبات BI با اشتباه انجام شده و به جای سودآوری، سازمان دچار ضررهای بسیاری می‌گردد.
- اهمیت اهداف: هر سیستم BI به جهت اهدافی که مدیر یک سازمان دنبال می‌کند، نصب و پیاده‌سازی می‌شود. در صورتی که هدف اشتباه باشد و یا توسط مدیران تغییر کند، پروژه با شکست رو به رو خواهد شد.
- آموزش ناقص: در صورتی که یک سیستم هوش تجاری در شرکت یا سازمانی اجرا می‌شود، از همه مهم‌تر این است که تمامی کارمندان برای استفاده درست از این سیستم آموزش ببینند. در نظر گرفتن هدف شرکت برای کلیه افراد لازم است و کم بودن دانش کارمندان در این زمینه ممکن است به پاسخ‌گویی کل سیستم آسیب بزند. چرا که با وارد نکردن اطلاعات کافی توسط کارمندان یا نادیده گرفتن اهمیت داده‌ها، سبب خواهد شد تحلیل و پیش‌بینی با خطا مواجه شود و گزارش‌دهی به اشتباه انجام شود.
سلام ممنون بابت توضیحات خوبتون